Skip links

Terugkerende acties, meer gemak en efficiëntie.

Terugkerende acties maken voor meer gemak en efficiëntie.

Vele registraties zoals werkplekinspecties, interne audits, keuringen e.d. komen ieder jaar terug. Je wilt geen dubbel werk maar wel een efficiënt en helder overzicht hebben en houden. Hiervoor hebben we de functie “Recurring formulieren”

 

Het formulier opbouwen

Over het algemeen wordt dit gebruikt bij liggende formulieren, dit is niet noodzakelijk maar om die reden gebruiken we nu een liggend formulier als voorbeeld. In dit voorbeeld hebben we een soort taken formulier gemaakt. Iedere maand moet één van deze taken worden uitgevoerd door een verantwoordelijke.

Het mooie aan deze opzet is dat je met behulp van workflows mensen automatisch op de hoogte kunt houden van taken die ze nog uit moeten voeren. Of escalatie e-mails uit laten gaan als taken niet op tijd worden uitgevoerd.

Om dit formulier een “recurring” formulier te maken klik je in de form editor op het tabblad “Wederkerende opties”.

Hier zie je de volgende opties:

  • Is dit een formulier met een jaarlijkse cyclus? Zodra je dit op “Ja” zet verschijnen de velden er onder en is het een wederkerend formulier
  • Welk veld bepaald de periode? Dit is de datum waarop je de taken (in dit geval) plant. Dit moet een datum veld zijn.
  • Welke velden moeten mee gekopieerd worden? De titel is redelijk vanzelfsprekend, hierin geef je aan welke velden mee gekopieerd moeten worden naar het nieuwe jaar.
  • Welke velden moeten mee gekopieerd en datum gecorrigeerd worden? Dit kunnen alleen datum velden zijn anders dan het veld dat de periode bepaald.

Zodra je dit ingesteld hebt zal je in het invul tabblad maar ook in het resultaten tabblad een extra knop rechts bovenin zien met standaard het huidige jaartal:

Dit betekent dat hij in dit geval de registraties laat zien waarbij de uitvoerdatum in 2021 ligt.

Als je hier op klikt dan krijg je de volgende pop-up te zien:

 

In deze pop-up kun je een jaartal kiezen waarin hij registraties vindt. Zodra je dit doet en klikt op “Toon dit jaar” dan worden de registraties getoond die bijvoorbeeld in 2022 vallen.

 

 

Een jaar dupliceren

Als je de registraties in dit jaar wilt kopiëren naar het volgende jaar, dan klik je op de bovengenoemde knop en klik je op “Dupliceer dit jaar”. Je geeft dan het nieuwe jaartal in (bijv. 2022) en klikt op “Opslaan”.

Alle registraties uit het jaar dat je geselecteerd had worden dan gekopieerd naar het nieuwe jaar. Het jaartal wordt daarbij aangepast naar 2022 en de datums die zijn gemarkeerd om ook te corrigeren worden ook omgezet naar het nieuwe jaar.

Contact opnemen

    ik wil graag meer weten over

    Aanmelden basis cursus