Jij wilt toch ook geen gedoe met je verzekering? Zorg dan dat je RI&E op orde is!
Bij het horen van ‘RI&E’ beginnen veel ondernemers vaak al te zuchten. De RI&E wordt dan ook vaak op het ‘dat komt wel lijstje’ geplaatst. Het is een administratieve rompslomp en moetje voor de Nederlandse arbeidsinspectie. Toch geeft dit een vertekend beeld.
Een niet actuele, niet volledige of ontbreken van een RI&E kan je helaas duur komen te staan. Zo worden verzekeringsclaims afgewezen, ontvang je hoge boetes en je kunt zelfs juridisch aansprakelijk worden gesteld. Dit wil je allemaal toch niet?
We laten je in dit blog graag zien waarom een actuele RI&E eigenlijk pure noodzaak is. Jij wilt toch ook je risico’s goed afgedekt hebben? Zorg dan voor een actuele en goede RI&E, dat geeft rust en je voorkomt zo eventuele financiële verrassingen.
Wat is een RI&E en waarom is het zo belangrijk voor je verzekering?
In een RI&E leg je alle arbeidsrisico’s binnen je organisatie vast. Dit kunnen fysieke risico’s zijn zoals lawaai, machines of gevaarlijke stoffen tot mentale risico’s als werkdruk en stress.
Ook knelpunten binnen de organisatie worden hierin opgenomen. Denk hierbij aan gebrekkige procedures of onduidelijke verantwoordelijkheden. Een RI&E is daarnaast een document dat wettelijk verplicht is.
Wat het doel is van een actuele RI&E?
Je organisatie ontwikkelt zich continu: nieuwe processen, andere machines, veranderende personeelsstructuren. Maar blijft je RI&E wel in hetzelfde tempo mee veranderen?
Een actuele Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) is geen papieren formaliteit. Het is een essentieel instrument om risico’s te herkennen, te beheersen én ongelukken te voorkomen. Zeker als je serieus werk maakt van veiligheid en continuïteit.
Toch merken we vaak dat dit er even bij inschiet. Terwijl verzekeraars er wél scherp op zijn. Sterker nog: bij schadeclaims controleren ze steeds vaker of er een geldige, actuele RI&E aanwezig is. Kun je deze niet overleggen, dan loop je het risico dat je claim wordt afgewezen. Met alle gevolgen van dien.
Kort gezegd:
Je kunt je bedrijfsvoering prima laten meebewegen met de markt, maar je RI&E moet daar wel in meegroeien. En je verzekeraar verwacht dat ook.
Polisvoorwaarden en ‘verborgen’ eisen
Heb jij de kleine lettertjes wel gelezen? Veel werkgevers kijken alleen maar naar de premie en naar de dekking van hun aansprakelijkheidsverzekering.
Wat er exact onderaan in de kleine lettertjes staat wordt vaak klakkeloos voor waarheid aangenomen.
Er staat toch geregeld iets in de trant van: ‘de verzekering biedt geen dekking als de werkgever aantoonbaar in gebreke is gebleven bij het naleven van wettelijke verplichtingen zoals de RI&E.’ Anders gezegd: heb je geen RI&E, dan valt het niet onder je dekking.
Wat kan er misgaan zonder actuele RI&E?
- Je claim wordt afgewezen bij een arbeidsongeval, zelfs als je ‘alles goed bedoelde’.
- De juridische kosten zijn voor eigen rekening bij aansprakelijkstelling.
- Je reputatie loopt schade op, zowel bij medewerkers én opdrachtgevers.
- De relatie met je verzekeraar komt onder druk te staan.
Een incomplete of vergeten RI&E voelt dan ineens als een duur en vervelend ‘grapje’.
Hoe staat het ervoor in Nederland?
We geven je graag wat inzicht in actuele cijfers en feiten. Zijn er veel bedrijven die het wel goed geregeld hebben? Helaas geven de cijfers van TNO en CBS weinig reden tot vreugde:
- Maar liefs slechts 60% van de bedrijven heeft een actuele RI&E.
- Vooral MKB-bedrijven blijven hierin achter. Dit komt vaak door tijdgebrek of gebrek aan de benodigde kennis.
- De Inspectie SZW (Arbeidsinspectie) voert steeds vaker gerichte controles uit.
- Boetes kunnen snel en hard oplopen tot wel €4.500 per overtreding voor het ontbreken van een actuele RI&E.
- Boetes voor een niet actueel plan van aanpak kunnen oplopen tot wel €3.000 per overtreding.
- Steeds meer verzekeraars verhogen de eisen bij eventuele schade-uitkering.
Met andere woorden: een actuele RI&E is niet alleen dat ene vinkje voor de inspectie, het is een tastbare voorwaarde voor de voortgang van je organisatie.
Wat zijn de gevolgen als je RI&E niet op orde is?
Heb jij je RI&E niet op orde? Dan zitten daar helaas wel consequenties aan. De gevolgen van een ontbrekende of niet actuele RI&E gaan vaak verder dan alleen een ‘boze’ brief van de inspectie. Je loopt op diverse fronten een risico. Denk hierbij aan financiële, juridische en operationele risico’s. Voor het gemak hebben we een paar risico’s voor je opgesomd:
- De verzekering keert niet uit bij letsel of schade op de werkvloer.
- Je krijgt boetes van Inspectie SZW. Deze bedragen kunnen oplopen tot wel duizenden euro’s, ook zonder dat er een ongeval is gebeurd.
- Je wordt aansprakelijk gesteld bij letsel. Denk hierbij aan langdurige rechtszaken en schadevergoedingen.
- Je krijgt te maken met hoge verzuimkosten. Bij arbeidsongeschiktheid kunnen de kosten helaas hard oplopen.
- Je ondervindt reputatieschade. Dit gebeurt veel in sectoren waar veiligheid en/of betrouwbaarheid echt randvoorwaarden zijn.
Het grootste risico is dus niet óf je RI&E gecontroleerd wordt, maar wanneer!
Hoe zorg dat je RI&E wel klopt?
We hebben gelukkig ook nog goed nieuws voor je! Het bijhouden van je RI&E hoeft helemaal geen hoofdpijndossier voor je te zijn. Door gebruik te maken van de juiste tools en door deze ook correct in te zetten maak jij je RI&E inzichtelijk. Het wordt behapbaar en aan het eind van de rit heb jij het juridisch goed dicht getimmerd. Software zoals die van ISO2HANDLE kan je hierbij een handje helpen.
Wat zijn de voordelen van RI&E-software?
Je hoeft het allemaal niet alleen te doen. Het gebruik van RI&E software gaat je enorm helpen. We hebben een aantal fijne voordelen van de software hieronder voor je weergegeven:
- Je werkt sneller. Je hoeft namelijk niet van nul te beginnen. De risicomodellen en sjablonen helpen je direct op weg.
- Je blijft altijd up-to-date. Verandert er iets in de wetgeving? Geen zorgen, de software verandert mee.
- Je hebt duidelijke rapportages. Deze zijn niet alleen fijn voor jezelf, maar ook voor de inspectie en de verzekeraar.
- Je gebruikt een actiegerichte aanpak. Op deze manier heb je direct inzichtelijk welke risico’s (extra) aandacht nodig hebben.
- Je maakt minder fouten, want alles gaat automatisch. Zeg maar dag tegen dubbele documenten of lastige Excelformules.
Een extra handigheidje: je kunt de RI&E koppelen aan andere processen. Zoals aan je incident-registratie of je auditsysteem. Ideaal toch? Zo houd je grip én overzicht.
Tips om je RI&E goed te regelen
Zoals al gezegd hoeft een actuele RI&E niet veel tijd meer te kosten. Door deze praktische aanpak te gebruiken kom je een heel eind:
- Wijs één verantwoordelijke aan. Bijvoorbeeld je QHSE-coördinator of facilitair manager. Geen gedeelde verantwoordelijkheid, want dan voelt niemand zich echt verantwoordelijk.
- Gebruik een tool die zich bewezen heeft en geen losse documenten. Vermijd vooral Word-templates of verouderde Excel-sheets. Een goede tool brengt structuur én waarborgt je voortgang.
- Plan een vast moment voor wijzigingen. Dit kun je eens per jaar doen of juist na een grote wijziging (nieuw pand, nieuwe machines, andere werkprocessen).
- Betrek je medewerkers op werkvloer bij het opstellen van je RI&E. Medewerkers zien risico’s eerder dan managers. Gebruik toolboxen, inspectierondes of plan korte interviews om alle risico’s boven tafel te halen.
- Check goed de polisvoorwaarden van je verzekering. Weet waar je aan moet voldoen! Bel desnoods met je verzekeraar en laat het zwart-op-wit bevestigen.
- Zorg dat je alles goed documenteert. Ook wat je niet als een risico bestempeld en waarom dat is. Zo heb je altijd een correcte onderbouwing dat je goed gehandeld hebt.
Wanneer keert je verzekering niet uit?
Hier kunnen wij je maar één duidelijk antwoord op geven: zodra blijkt dat jij als werkgever je zorgplicht hebt geschonden. En een actuele RI&E is daarbij vaak het eerste waarnaar gekeken wordt.
Bij een niet actuele RI&E kun je:
- Geen preventieve maatregelen aantonen.
- Geen plan van aanpak laten zien voor bekende risico’s.
- Ben je ‘aantoonbaar nalatig’ volgens de wet.
We geven je ter verduidelijking graag een praktijkvoorbeeld:
Er valt een medeweker van een ladder. In je RI&E staat valgevaar niet als een aanwezig risico beschreven. Het plan van aanpak ontbreekt en er is geen duidelijke instructie aanwezig. In deze situatie zal de verzekeraar je claim afwijzen met als gevolg dat jij juridisch aansprakelijk bent.
Is je RI&E niet op orde?
Dan is vandaag een goed moment om ervoor te gaan zorgen dat dit wel gaat gebeuren. Geen reden tot paniek, maar het is wel het juiste moment om in actie te gaan komen.
Bij ISO2HANDLE helpen we je graag met een gebruiksvriendelijke oplossing. Deze oplossing hebben we speciaal ontwikkeld voor bedrijven die:
- Willen voldoen aan de wet- en regelgeving
- Geen tijd en/of kennis hebben om alles helemaal zelf uit te zoeken
- Graag zicht willen houden op álle risico’s, acties en evaluatiemomenten
Conclusie: de RI&E is je verzekeringsbewijs
Een RI&E is dus niet alleen maar die vervelende invuloefening voor de inspectie. Het is een verzekering op je verzekering. Zorg dat je RI&E actueel en up-to-date is, zo voorkom je eventuele financiële schade en boetes. Bescherm je medewerkers en de voortgang van je organisatie. Maak de aanwezige risico’s zichtbaar, beheersbaar en verzekerbaar.
Wil je ook zonder gedoe aan de slag met je RI&E? Bekijk dan onze oplossingen voor risico-inventarisatie of neem contact met ons op.
