Managementsoftware. Zelf klussen of kiezen voor professionaliteit?

Managementsoftware. Zelf klussen of kiezen voor professionaliteit?

Regelmatig horen wij van organisaties dat ze hun eigen kwaliteitsmanagementsysteem hebben gebouwd. Uitzonderingen daargelaten is dat net zo slim als je eigen Microsoft Excel lookalike gaan bouwen om het als boekhoudpakket te kunnen gebruiken. Waarom neem je niet gewoon een abonnement op Moneybird of Exact Online?
door
Marco Dees
Kwaliteitsmanagement
November 11, 2023

We moeten het hebben over IT/IM-afdelingen die hun eigen software bouwen. Wij komen dat verschijnsel regelmatig tegen en we hebben er wel wat vraagtekens bij.

Gerechtvaardigd maatwerk

Zelf bouwen is goed te rechtvaardigen wanneer het om software gaat, die als stuurapplicatie dient voor een zelfontworpen productiemachine. Voor zoiets bestaat geen standaard software. Je bent dus aangewezen op maatwerk dat je zelf kunt bouwen of kunt laten bouwen. Hier kunnen we kort over zijn: logisch en helemaal prima.

De doe-het-dunnetjes-overaar

Het wordt in onze ogen vreemd als een afdeling IT/IM applicaties gaat ontwikkelen die eigenlijk allang bestaan. Alsof je zelf je eigen Microsoft Excel lookalike gaat bouwen omdat je tegen de beperkingen van Excel als boekhoudprogramma aanloopt. Je weet dat er tientallen fantastische boekhoudapplicaties zijn, maar toch ga je zelf een Excel boekhoudvariant bouwen. Waarom?

Wij zijn van de managementsoftware voor kwaliteit- en risicobeheersing. Soms horen wij van een kwaliteitsmanager: “Wij hebben ons eigen systeem voor kwaliteitsmanagement gebouwd.”. Dat kan eventueel een keuze zijn als je een heel bijzonder primair proces hebt, waarbij geen enkel bestaand QMS past. Maar dat is bijna nooit het geval.

Waarom zet je schaarse IT/IM capaciteit en geld in op een secundair proces als kwaliteitsmanagement? Heeft een IT/IM afdeling, die dat doet niks beters te doen? Of denken ze dat ze het beter kunnen dan de specialisten die dag en nacht bezig zijn met het ontwikkelen van hun state-of-the-art QMS’en, die in allerlei vormen en specialisaties verkrijgbaar zijn?

De knoop-alles-aan-elkaarder

Wat naast volledige zelfbouw en herbouw ook voorkomt, is een bonte mengelmoes van bestaande applicaties, die naar believen worden getweakt en aan elkaar geknoopt. De reden van dit soort praktijken is dat er vaak lopende licenties zijn van software, die je met wat kunst- en vliegwerk ook wel een-soort-van kunt gebruiken voor kwaliteitsmanagement.

Een mappenstructuur in Teams is dan het handboek en op Sharepoint zijn wat linkjes te vinden voor registraties. Die registraties zelf verlopen via webformulieren die een e-mail doen landen in de inbox van de afdeling Kwaliteit. De e-mails worden overgetypt in Excel en eens in de maand geüpload in Power BI voor actuele managementinformatie. De opvolging van de registraties gebeurt handmatig, want die webforms zetten natuurlijk niet automatisch allerlei workflows en taken in gang. En na een software update van één onderdeel valt het hele systeem om omdat de koppelingen opeens niet meer werken.

Niet serieus genomen

Een bedrijf dat niet wil investeren in een QMS, zegt eigenlijk tegen zijn kwaliteitsmanager: “Joh, allemaal goed en aardig hoor, kwaliteitsmanagement, maar we gaan daar natuurlijk niet in investeren. Werk jij maar lekker met de tools die we al in huis hebben. Succes!”

Een goede QHSE/KAM manager verdient volgens ons een volwaardig QMS. Voor de prijs van één maandsalaris kun je - in het geval van ISO2HANDLE - een heel jaar lang beschikken over een krachtig en veelzijdig QMS, dat jouw organisatie een kwaliteitsboost van hier tot aan Tokyo kan geven. Met dat systeem kun je gaan werken aan continue verbetering van je organisatie en aan risico-inventarisatie en beheersing zodat je bedrijf sterker wordt. Het systeem automatiseert al het achterliggende handwerk, waardoor je je als kwaliteitsmanager op de essentie van je job kan richten; het managen van kwaliteit en risico in je organisatie.

In een vrijblijvende online demo laten we je graag zien wat we bedoelen. We voorzien je ook graag van de positieve argumenten waarmee je in-company de boer op kunt. QHSE/KAM manager, neem je werk en jezelf serieus en plan die demo snel in. Wat heb je te verliezen?