Onderhoud bij Rutges Vernieuwt draait om meer dan alleen techniek. Wat in 1894 begon als een traditioneel schildersbedrijf, is in ruim 130 jaar uitgegroeid tot een hoogwaardig onderhouds- en renovatiebedrijf voor woningbouwcorporaties. Met die groei nam ook de behoefte aan grip en overzicht op kwaliteit en processen toe. Wij spraken met Coen Lips, kwaliteitsmanager en aanjager van continu verbeteren.
Zoals bij veel bouw- en onderhoudsbedrijven liepen er bij Rutges Vernieuwt meerdere belangrijke processen tegelijk, vertelt Coen. Die processen werden vastgelegd op papier of in losse Word- en Excel-bestanden. In de praktijk betekende dat weinig overzicht, versnipperde informatie en afhankelijkheid van individuele medewerkers.
Herkenbaar? Voor veel bouw- en onderhoudsorganisaties is dit het moment waarop de grip op processen vermindert, er waardevolle tijd verloren gaat en uiteindelijk daarmee ook de kwaliteit van het product of de dienst onder druk komt te staan.
Het doel was om één kwaliteitsmanagementsysteem te hebben dat kon meegroeien met het bedrijf en de bijbehorende processen.
Tijdens de start van Coen bij Rutges Vernieuwt, zag hij dat het anders moest. Hij ging hiervoor op zoek naar een kwaliteitsmanagementsysteem waarin alle documentatie en processen goed geborgd konden worden. Tijdens zijn zoektocht kwam Coen ISO2HANDLE tegen. De flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid van het pakket spraken Coen direct aan.
"Tijdens mijn vergelijking merkte ik op dat je bij veel systemen voor het maken van formulieren weer terug moet naar de bouwer. Bij ISO2HANDLE heb ik hier zelf gewoon de vrijheid in."
Die flexibiliteit was belangrijk, omdat het kwaliteitssysteem mee moest kunnen bewegen met de organisatie. De mogelijkheid om eenvoudig te koppelen met andere systemen was dan ook een duidelijke meerwaarde. Een demo van ISO2HANDLE gaf uiteindelijk de doorslag.
Met het ISO2HANDLE systeem kreeg Rutges Vernieuwt meer overzicht en grip op bouw- en onderhoudsprocessen waaronder:
Coen heeft een overzichtelijk dashboard ingericht, waarmee medewerkers met één klik bij het juiste proces uitkomen. Of het nu gaat om klachtenbeheer, incidenten, organisatie, inkoop, materiaal- en magazijnbeheer of klanttevredenheid. Alle processen zijn duidelijk vastgelegd, goed geborgd en direct toegankelijk.
"We zijn overgestapt van een systeem met Word- en Excel-documenten naar het moderne kwaliteitsmanagementsysteem ISO2HANDLE. Daardoor zijn processen en documenten nu met één klik terug te vinden en dat werkt voor de projectteams gewoon veel fijner."
"We hebben een module gemaakt waarbij de audits gepland worden. Mensen krijgen een melding op de telefoon dat er een audit gedaan moet worden. En die voeren ze dan ook direct uit."
Daarnaast maakt Rutges Vernieuwt gebruik van meerdere koppelingen. Er zijn koppelingen gemaakt met onder andere DOOR (training en coaching), Awaretrain (digitale veiligheid) en de Rutges App. Zo werken systemen beter samen en hoeven we de informatie niet dubbel vast te leggen. Wel zo handig, toch?
"De samenwerking met ISO2HANDLE is eigenlijk heel prettig, wij werken dagelijks met de software en als ik een vraag heb, krijg ik snel antwoord en wordt er direct meegedacht."
Juist die korte lijnen zorgen ervoor dat je snel verder kunt en niet vastloopt in het dagelijkse werk.
"Wat ik ook waardevol vind, is dat je wordt meegenomen in nieuwe ontwikkelingen. Afgelopen jaar waren we bij een gebruikersdag in de Apenhuel. Daar hoor je waar ISO2HANDLE naartoe werkt en weet je ook waar je als bedrijf op kunt aanhaken, " vertelt Coen.
"Collega's zijn blij dat alle documentatie en processen nu centraal bij elkaar staan en ze niet langer hoeven te zoeken in een chaotische mappenstructuur."
Nieuwe medewerkers bij Rutges Vernieuwt zijn daardoor ook sneller ingewerkt en weten waar ze moeten zijn.
"Het is simpel klikken, je ziet de knoppen die je aan moet raken en daar staat eigenlijk alles bij dat je nodig hebt voor je proces."
"Ik zou ISO2HANDLE zeker aanraden voor andere bedrijven. Je hebt er heel veel vrijheid in en je kunt het echt maken zoals jij het wilt, daardoor is het toepasbaar op ieder bedrijf."
