5 redenen om als consultancybureau in de certificeringsbranche te gaan werken met een online Management systeem.
Toen ik bijna 25 jaar geleden begon in de IT verkocht ik (naar wat later bleek) het eerste webbased recruitment systeem van Europa. Ik kreeg toen vaak argumenten te horen in de trant van.
“Nee hoor wij gaan nooit online werken, dat is niet veilig”. Of “Wij hebben zulke specialistische processen en zijn uniek in de markt. Daarom willen wij een maatwerk systeem dat veilig bij ons in huis wordt gemaakt en gebouwd.”
Argumenten die ik nog steeds hoor in de certificeringsbranche en waarvan ik denk dat ook hier de tijd en de techniek deze organisaties gaat inhalen. Wist je bijvoorbeeld dat moderne applicaties net een doos LEGO stenen is? Je kunt er je eigen ideeën (in ons geval Management Systemen) mee bouwen zonder dat er maatwerk bij komt kijken. Gewoon door de juiste componenten aan te klikken en te verslepen naar de juiste plek.
In dit blog beschrijf ik 5 redenen om over te stappen op een modern digitaal platform om zodoende je managementsysteem te stroomlijnen en klaar te zijn voor de toekomst.
Recurring business genereren maakt je organisatie stabieler
Toen ik mijn carrière begon en je verkocht software die je online kon inzetten dan was je een ASP (Application Server Provider) later werd die omgedoopt tot SAAS (Software As A Service) of PAAS (Platform As A Service). Aan deze termen wil ik graag toevoegen AAAS. Advies As A Service.
Alles in deze wereld gaat langzaam maar zeker naar een recurring business model. Een model waarbij je een vast bedrag per maand/jaar betaald voor een vast omlijnde dienst. Denk bijvoorbeeld aan Volvo die een service aanbied waarbij je voor een vast tarief een (of verschillende) auto’s kunt gebruiken maar je bezit de auto’s niet. Of het voor een vast bedrag per maand onbeperkt naar de bioscoop gaan.
Ik geloof er heilig in dat een advies traject rondom bijvoorbeeld het behalen van een certificaat of Branche Richtlijn (BRL) een service is die je contractueel als een jaarlijks terugkerend advies traject kunt verkopen. Het eerste jaar zul je in de relatie met je klant wellicht wat meer tijd moeten stoppen en kun je niet alle uren commercieel verkopen. Je investeert in elkaar en leert elkaar kennen. Je zorgt er in dat jaar voor dat de eindklant het certificaat behaald. Maar dan ben je er nog niet. Het behouden en onderhouden van het certificaat en bijbehorende processen verdient minimaal dezelfde aandacht om zodoende het optimale resultaat te behalen en niet alleen een “tegeltje” aan de wand te hebben.
Niets fijner voor een eindklant om dan te weten waar ze aan toe zijn en vooraf te weten wat de jaarlijkse kosten zijn. Wij zien in de praktijk dat er meer jaren advies abonnementen op basis van dit principe worden verkocht. Dit kan alleen als jij als leverancier grip hebt op de processen, goed kunt inschatten hoeveel tijd je waar aan besteed en je je kunt onderscheiden van de concurrent. Een digitaal management systeem kan je daarmee helpen.
Efficiency
Ik zie dat deze gedachtegang steeds meer omarmt wordt, al gaat het langzaam. Soms denk ik als ik organisaties spreek die adviseren over VCA, GDPR, ISO-, en NEN normen etc. dat ik terug in de tijd ga. Veel organisaties werken nog met Word en Excel en kopiëren deze keer op keer bij hun klanten en passen daar waar nodig de tekst en de processen aan.
Ik moet toegeven dat dit voor een aantal (vaak kleinere) bedrijven vaak voldoende is. Maar wat ga je doen als bij al je klanten het handboek gewijzigd moet worden omdat de Wet, Norm of BRL dat vereist? Ga je dan al je klanten langs met de (vaak negatieve) verassing dat je (niet begrote) uren moet maken en ze hiervoor een factuur sturen? Of kun je dit centraal regelen en zit deze service in een pakket van je recurring AAAS?
En wat te denken van het op afstand kunnen monitoren van je klanten. Met een online Management Systeem kun je precies zien welke klanten er in het “Rood, Oranje of Groen” staan. Niets mooiers dan je klant proactief te kunnen benaderen dat er iets fout dreigt te gaan en dat je dat nu nog eenvoudig kunt herstellen. Je benaderd je klant met iets positiefs en kunt tegelijkertijd wellicht een upsell van een product of dienst bespreekbaar maken.
Kwaliteit, continuïteit en innovatie
Mooi hoor ik je denken, dat zal allemaal wel maar wij hebben een eigen visie, met handboek en formulieren ontwikkeld en willen niet vast zitten aan een standaard stramien. Sterker nog wij hebben in Sharepoint (of ander digitaal systeem) e.e.a. onder gebracht en dat werk perfect.
Dat is fijn om te horen. Bij de vooruitstrevende advies bureaus zien wij vaak dat er een eigen digitaal managementsysteem is ontwikkeld. Al dan niet op basis van Sharepoint. Toch lopen de meeste partijen vroeg of laat allemaal tegen dezelfde “problemen” aan:
- ICT systemen moeten gehost en onderhouden worden.
- Er kunnen technische problemen ontstaan en daarvoor heb je een servicedesk nodig.
- Er ontstaan nieuwe wensen, technieken en inzichten en die moeten ook gebouwd worden.
- Klanten willen systemen en informatie aan elkaar koppelen.
- Wat doe je met je continuïteit als die ene collega met zoveel kennis van het systeem op vakantie is of weg gaat?
Voor je het weet heb je 3 FTE of meer aan een dergelijk systeem werken en is het de vraag of dit nog rendabel is. Dit nog naast de vraag wat je als organisatie nu bent? Een advies bureau of een IT organisatie?
Flexibiliteit, je eigen processen en visie
Zou het niet mooi zijn om gratis gebruik te kunnen maken van een platform wat de flexibiliteit biedt om je eigen visie rondom normen en BRL’s kwijt te kunnen, wat je whitelabeld kunt inzetten, die alle techniek van je uit handen neemt en regelmatig nieuwe functionaliteiten toevoegt?
Ja natuurlijk is dat mooi. Maar kan ik dan ook echt mijn eigen visie rondom het managementsysteem en handboek kwijt? Mijn eigen formulieren, dashboards en workflows configureren? Mijn eigen schrijfstijl en hulpteksten hanteren, logo gebruiken en alles op afstand beheren? Dat klink toch als een sprookje?
Het antwoord hierop is eenvoudig. JA DAT KAN.
Samenwerking en partnerschip
ISO2HANDLE werkt voornamelijk in de vorm van partnerships. Partnerships, een mooi buzzwoord. Wij geven hier echter ook een definitie aan.
“Partnership betekent voor ons dat elke relatie gericht is op wederzijds respect, vertrouwen en de lange termijn waarbij alle betrokken partijen succesvol zijn tegen een faire prijs”
Dat geld dus voor onze partners, de eindklant en onszelf.
Als voorbeeld twee gebeurtenissen van afgelopen week.
Voorbeeld 1: Een eindklant meldt zich op onze site. Wij sturen die door naar een van onze partners die gespecialiseerd is in de specifieke norm. Zo verdienen we allemaal wat en is de klant het beste geholpen.
Voorbeeld 2: Een partner heeft een klant die een norm wenst te implementeren die ze zelf niet goed kennen. Via ISO2HANDLE breng ik ze in contact met een andere partner en samen pakken ze het traject op.
Op deze wijze willen wij als ISO2HANDLE in het leven staan. Ons netwerk vergroten en uitbreiden.
Als jij denkt dat je als partner een bijdrage kunt leveren en het werken met Management Systemen nog leuker te maken dan horen we graag van je.
