Wir werden oft gefragt, welche Dinge geregelt werden müssen, bevor ich das System als Organisation nutzen kann. Darauf gibt es keine einheitliche Antwort. Es gibt viele Dinge, die die Schritte und damit die Vorlaufzeit einer Implementierung bestimmen. Natürlich können wir Ihnen einen Überblick über die Schritte und die Reihenfolge geben, an dem Sie sich orientieren können. Natürlich gleicht keine Organisation der anderen und es wird zweifellos Schritte geben, die Sie überspringen können.
Der Anfang
Wir beginnen mit der Einführung der Umgebung. Das bedeutet, dass wir Ihre Umgebung auf den richtigen Servern installieren und dass wir die richtigen Grundeinstellungen konfigurieren. In Ihrer Umgebung richten wir außerdem eine Basis von Formularen und eine Ordnerstruktur ein, damit Sie schnell loslegen können. Dann ist es an der Zeit, die Leute zu schulen, die das System füllen und verwalten werden. Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir, dies mit mindestens 2 Personen zu tun. Das bedeutet, dass das Wissen auch im Falle eines Personalwechsels in Ihrem Unternehmen verbleibt. Bei dieser Schulung handelt es sich um ein praxisnahes Training, bei dem Sie auch lernen, in 3 bis 3 Stunden in logischen Schritten durch das System zu navigieren und es zu bedienen.
Wie funktioniert das in Ihrem Unternehmen?
Kein Unternehmen ist wie das andere. Es ist also wichtig zu wissen, wie es funktioniert und wie es für Sie eingerichtet ist. Sie können benutzerdefinierte Gruppen erstellen. Dazu gehört beispielsweise eine Gruppe von Abteilungen. Wenn Sie wissen, wie Sie Ihre Geschäftsinformationen aufteilen und in Gruppen sichtbar machen, können Sie sie jetzt richtig erstellen. Diese Funktion richtet sich an Benutzer.
Wenn du auf das Einstellungen-Zahnrad klickst, kannst du mit dem Plus-Button selbst Gruppen erstellen. Indem du einen Namen und einen Code eingibst, kannst du sie anschließend speichern.
Welche Jobs gibt es in Ihrem Unternehmen und wer ersetzt wen im Falle einer Abwesenheit?
Dies ist der nächste Schritt, über den Sie nachdenken müssen. Sobald Sie das geklärt haben, können die Funktionen gefüllt werden und es ist an der Zeit, Benutzer im System zu erstellen. Du lädst sie noch nicht ein, sondern erstellst sie einfach, gibst ihnen Rolle, Position und E-Mail-Adresse und eventuell Telefonnummer. Funktionen kannst du über den Plus-Button neben den Berufsbezeichnungen erstellen. Dadurch wird das Formular für die Berufsbezeichnung geöffnet.
Dann ist es auch wichtig, welche Metadaten Sie bereitstellen möchten. Metadaten sind Daten, nach denen Sie ganz einfach suchen und bestimmte Informationen preisgeben können. Dazu gehören die folgenden Beispiele:
- Besitzer mit einer Benutzerauswahl (Wählen Sie für jede Prozedur, Datei oder jedes Formular einen Besitzer, der für diese Informationen verantwortlich ist)
- Tags/Etiketten Unter welchen Namen sind bestimmte Informationen auch innerhalb der Organisation bekannt. Wählen Sie dann die Option, Bezeichnungen zuzuweisen, damit auch andere Personen, die einen etwas anderen Namen verwenden, die Informationen, nach denen wir suchen, auf einfache Weise finden können.
- Einstufung welche Daten können mit wem geteilt werden oder nicht. Dazu gehören zum Beispiel: Interne, für bestimmte Parteien und öffentliche Informationen. Auf diese Weise können Sie jedes Verfahren, Dokument und Formular mit einer Klassifizierung kennzeichnen.
Natürlich können Sie sich so viele Metadaten einfallen lassen, wie Sie möchten, aber Sie haben hier einen guten Anfang. Metadaten können über die Benutzereinstellungen hinzugefügt werden. Dann Unternehmenseinstellungen => Meta-Eigenschaften. Hier können Sie einen Titel angeben, ein Symbol und dann einen Typ auswählen. Hier kannst du wählen:
- Text (Im Allgemeinen, um einen Text eingeben zu können, der durchsucht werden kann)
- Zahl (Geben Sie eine Nummer für die Suche ein)
- Ja/Nein (Eine Ja- oder Nein-Option, die den Titel unterstützt, nach dem gesucht werden kann)
- Options (Feste Optionen, die Sie im Voraus angeben, wie z. B. die oben verwendete Klassifizierung)
- Schlagworte (Bestimmte Labels, die Sie für eine einfache Suche angeben möchten, ähnlich dem obigen Tags/Label-Beispiel)
- Nutzer (Wählen Sie hier einen Benutzer aus dem System aus, damit Sie ihn beispielsweise als Eigentümer an einen Schritt, eine Datei oder ein Formular anhängen können, ähnlich wie im ersten Beispiel oben)
- Schritt (Hängen Sie Dokumente oder Formulare an bestimmte Schritte an, indem Sie hier einen Schritt auswählen. Da es sich um Metadaten handelt, verlinken wir hier nicht physisch, sondern nur, dass die Formulare auch im Suchergebnis auf dem Schrittnamen erscheinen können.)
- Formular (Wie Schritt, aber bei Formularnamen)
Wie möchte ich die Versionskontrolle und richte sie in den Unternehmenseinstellungen ein? Entscheiden Sie auch, wie Unternehmensinformationen in Ihrem Unternehmen veröffentlicht werden können. Das Standardformat für Schritte ist konzeptionell, intern und öffentlich. Aber wenn Sie das anders wollen, können Sie dies in Ihren Unternehmenspräferenzen ändern.
Struktur der Informationen
Bestimmen Sie die Ordner-/Schrittstruktur, die Sie verwenden werden. Sie finden dies im Vorlageneditor. Und geben Sie an, welche von ihnen signiert werden sollen. Wenn Sie es signierbar machen, stellen Sie sicher, dass Sie den Leuten eine Benachrichtigung senden können, wenn Sie die Informationen in der Organisation live stellen, und sie werden ebenfalls um Genehmigung gebeten. Auf diese Weise können Sie leichter bestimmen, wo welche Informationen platziert werden sollten und wie die Informationen organisiert werden sollen. Fügen Sie jedem Ordner die Gruppen hinzu, die es sehen dürfen, und stellen Sie ihnen die Metadaten zur Verfügung, die Sie bereitstellen möchten.
Anschließend können Sie die Ordner-/Schrittstruktur mit Ihren Daten füllen.
Füllen Sie Ihre Struktur mit Daten. Sie können dies pro Ordner/Schritt mit einem Textstück tun, das Sie mit dem Word-Importer aus Word schreiben oder hochladen möchten. Danach können Sie mit der @-Funktion Links in den Text einfügen oder zusätzliche Links zu externen Quellen unter dem Text hinzufügen. Und dann können Sie weitere Dateien hinzufügen. Denken Sie an Standards, die Sie als Unternehmen verwenden und anwenden, aber nicht selbst schreiben. Dann kannst du sie ganz einfach an deinen Ordner/Schritt anhängen.
Sie können Ihre Konzepte jetzt gemäß Ihrer festgelegten Schrittstruktur teilen. (Standardmäßig ist dieses Konzept intern, öffentlich) Sobald die Informationen öffentlich sind, stehen sie allen Benutzern zur Verfügung.
Formulare und Workflows
Entscheiden Sie, welche Formulare Sie benötigen oder gerade verwenden. Dies hilft Ihnen bei der Entscheidung, welche Formulare Sie erstellen oder ändern möchten. In Ihrer Nähe gibt es bereits viele Formulare. Wenn Sie sie so verwenden können, ist das großartig und wenn Sie sie ändern möchten, ist das jetzt ganz einfach mit dem Formular-Editor möglich. Den Formular-Editor findet ihr im Maintainer-Menü:
Denken Sie beim Erstellen von Formularen auch sorgfältig über Auslöser nach. Beispielsweise müssen Sie dem Reporter möglicherweise auch einen Supervisor melden und Ihrem Formular ein Statusfeld hinzufügen. Dies hilft enorm bei der Erstellung der automatischen Workflows. Diese stellen sicher, dass Ihre Mitarbeiter bei der Nachverfolgung und beim Ablauf Ihrer Aufgaben automatisch darüber informiert werden, damit ihnen geholfen wird, die richtigen Dinge zu tun und rechtzeitig informiert zu werden.
Formulare an einer logischen Stelle
Jetzt, da die Formulare und Workflows fertig sind, ist es gut, sie an einer logischen Stelle zu platzieren. Natürlich können Sie ganz einfach nach Ihrem Formular suchen, aber für einen Benutzer ist es noch besser, dass Sie die entsprechenden Formulare auch direkt in den Erläuterungen und Informationen finden. Du kannst diese Formulare auch mit deinen Ordnern/Schritten verknüpfen.
Ein paar letzte Punkte und Möglichkeiten
Sie können Prozesse ganz einfach in Ihrer eigenen Umgebung zeichnen, so wie Sie es vielleicht zuvor in Visio gewohnt waren. Jetzt können Sie jedoch auch jeden Schritt Ihres Prozesses verknüpfen. Wenn Sie also Prozesszeichnungen lieben und sie in Ihrem Unternehmen häufig verwenden, ist es jetzt an der Zeit, sie in Ihrer Umgebung zu erstellen. Sie können dann sofort die Links zur Dokumentation, zu Formularen, Dateien oder anderen Prozessen erstellen. Natürlich können Sie auch auf externe Links verlinken. Auf diese Weise kann sich ein Benutzer schnell und einfach durch die Prozesse klicken, um ohne großen Aufwand zu den richtigen Informationen zu gelangen. Lesen Sie mehr darüber, wie Sie diese erstellen und wie sie funktionieren in Erstellen Sie Prozessabläufe.
Ein weiterer Teil ist die Implementierung Ihrer erforderlichen Dashboards. Sie können Ihre Umgebung mit mehreren Arten von Dashboards füllen:
- Kachel-Dashboard, in dem du entscheidest, wie viele Kacheln darauf passen und ob es auch auf deinem Handy erreichbar ist und welche Kacheln und Größen du möchtest. Außerdem verknüpfst du dann die Informationen mit deiner Kachel, von denen du denkst, dass die Organisation sie häufig benötigt. Zum Beispiel ein Benachrichtigungsformular oder das Anfordern von Ressourcen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen. Natürlich können Sie auch problemlos eine Verbindung zu Ihrem Intranet oder zu anderen Systemen herstellen, die Links zu externen Quellen enthalten.
- Ein Business-Dashboard, in das Sie verschiedene Informationen eingeben können und das je nach Rollen und Rechten für die verschiedenen Benutzer sichtbar ist. Hier können Sie verschiedene Tabs erstellen und entscheiden, in welchen Formularen welche Grafiken angezeigt werden sollen. Du kannst auch Buttons erstellen oder RSS-Feeds mit Informationen von bestimmten Websites direkt auf deinem Dashboard platzieren. Natürlich kann noch viel mehr getan werden, aber jetzt wissen Sie, dass das Dashboarding an der Reihe ist.
- Ein persönliches Dashboard (nur für Vollbenutzer), in dem Sie Ihre eigenen Informationen direkt aus dem Unternehmens-Dashboard haben, um Ihre eigenen KPIs ordnungsgemäß verwalten zu können.
Testen und live gehen
Jetzt ist es an der Zeit, mit dem Testen zu beginnen und Benutzern Ihre neue Umgebung vorzustellen.
Sollten dabei irgendwelche Punkte herauskommen, nimmst du kleine Anpassungen vor und es ist an der Zeit, wirklich live zu gehen und die Effizienz deiner neuen Umgebung zu nutzen!
