Als Berater KAM-Geschäftsführer, Wirtschaftsprüfer oder andere am Geschäftsbetrieb beteiligte Person, in der täglichen Praxis begegnen Ihnen viele Dinge. Managementsysteme und Betriebsabläufe werden intern oft als zwei getrennte Welten erlebt. Einerseits wird ein Managementsystem oft als etwas Exotisches angesehen, an dem nur wenige Personen innerhalb des Unternehmens beteiligt sind. Die Realität sieht oft anders aus. In der Praxis Qualitätsmanagement das Richtige für jeden Mitarbeiter.
Die Tatsache, dass das Phänomen aus geschäftlicher Sicht nicht existieren sollte, wird deutlich, wenn wir eine Definition von Geschäftsbetrieb und Qualitätsmanagement. Der Einfachheit halber liegt der Fokus jetzt bewusst auf Qualität, aber das kann natürlich auch für andere Bereiche wie Gesundheit und Sicherheit, Umwelt, Informationssicherheit um nur ein paar Beispiele zu nennen.
Definition von Qualitätsmanagement
Als Definition von Qualitätsmanagement wir können Folgendes verwenden:
Qualitätsmanagement ist ein Zweig des Managements. Sie strebt die höchstmögliche Qualität eines Produkts, eines Produktionsprozesses, einer Dienstleistung oder einer Organisation an. Qualitätsmanagement ist kein definiertes Feld, sondern spiegelt sich in allen Teilen eines Unternehmens wider.
Quelle: Wikipedija
In der Praxis sorgt ein gut implementiertes Qualitätsmanagementsystem für zufriedene Kunden.
Definition der Unternehmensführung
Als Definition des Geschäftsbetriebs können wir Folgendes verwenden:
Bei Geschäftsabläufen geht es darum, wie ein Unternehmen oder eine Organisation geführt oder verwaltet wird. Ein anderes Wort, das für Geschäftsabläufe verwendet wird, ist Management.
Quelle: Ensie
Eine wichtige Beobachtung ist, dass der Geschäftsbetrieb alles umfasst, was ein Unternehmen nutzt, um seine Kunden zufrieden zu stellen.
Was also sofort auffällt, ist, dass sowohl der Geschäftsbetrieb als auch Qualitätsmanagement Teil des Aufgabenspektrums des Managements sein und Kundenzufriedenheit als Ziel haben.
Diese Tatsache führt direkt zu der Frage nach dem Warum. Qualitätsmanagement Wird es in der Praxis nicht oft als etwas „Exotisches“ betrachtet und ist es nicht Teil des Geschäftsbetriebs? Dafür gibt es eine Reihe von Erklärungen.
1. „Dafür haben wir einen Mann“
Erkennst du diese Aussage? Ich habe ihn regelmäßig in der Praxis getroffen. Dieser „Mann“ im Unternehmen sorgt dafür, dass das Qualitätsmanagementsystem ordnungsgemäß funktioniert. Und das ist seltsam. Geht es bei dem „Kerl“ innerhalb der Organisation auch um die Rechnungsstellung? Geht es um die Erstellung von Angeboten und die Bestätigung der Bestellung? Über die Gestaltung der Produkte? Über den Umgang mit allen Anomalien? Gilt ein Qualitätsmanagementsystem also nicht für alle Ihre Mitarbeiter und nicht ausschließlich für den Bereich „Mann“?
2. Primärer Prozess = Geschäft
In vielen Organisationen besteht die Vorstellung, dass es bei Geschäftsabläufen nur um alle Aktivitäten innerhalb des Primärprozesses geht. Der Prozess, in dem Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung erstellt wird. Stimmt das? Wenn Kundenzufriedenheit das Ziel ist, ist es dann nicht wichtig, dass Ihr Unternehmen mit qualifizierten Mitarbeitern zusammenarbeitet? Mit gut kalibrierten Messgeräten? Dass Ihr Kunde es mit einer lernenden Organisation zu tun hat, in der Fehler bewertet werden, damit sie nicht wieder auftreten?
3. Terminologie
Viele Organisationen mit einem Qualitätsmanagementsystem sehen sich ISO-Normen gegenüber, sobald das System zertifiziert werden muss. Für viele Mitarbeiter eröffnet sich dann eine ganz neue Welt, insbesondere wenn es um die verwendete Terminologie geht. Die Person in Ihrem Unternehmen, die für die Aufrechterhaltung des Qualitätsmanagementsystems verantwortlich ist, wirft möglicherweise unbewusst Begriffe um die Ohren, die nicht verstanden werden. Es wird nicht das erste Mal sein, dass Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeiter verlieren, sobald die Begriffe „Identifizierung“, „Rückverfolgbarkeit“, „Überwachung“ usw. verwendet werden. Der Gedanke wird dann: „Hier geht es wahrscheinlich nicht um mich“.
4. Kein Mehrwert
Aufgrund der falschen Beratung und Interpretation von ISO-Normen kann es vorkommen, dass Aktivitäten innerhalb Ihrer Organisation ohne Mehrwert stattfinden. Sobald beispielsweise beschlossen wird, eine Methode zur Bewertung von Lieferanten einzuführen, obwohl dies in der Praxis bereits anderweitig geregelt ist, ist dies bereits der Fall.
5. Tiger aus Papier
Qualitätsmanagementsysteme werden immer noch oft mit einem Papiertiger in Verbindung gebracht.
Das reibungslose Funktionieren der Qualitätsmanagementsysteme unterliegt ebenfalls der Entwicklung. Die Vorstellung, dass Qualität nur auf Papier (sprich: Arbeitsanweisungen) erlebt werden kann, liegt lange hinter uns; ein Insider würde antworten: „Das war vom Ende des letzten Jahrhunderts.“
Wie kann ein Berater, KAM-Manager, Auditor oder eine andere beteiligte Person dazu beitragen, die Erfahrung eines Qualitätsmanagementsystems besser mit dem Geschäftsbetrieb in Einklang zu bringen?
Der Schlüssel liegt hier beim Management. Schließlich handelt es sich um ein Qualitätsmanagementsystem. Das Management ist auch für die Kundenzufriedenheit verantwortlich. Welche Entscheidungen kann das Management jetzt treffen, um dazu beizutragen?
1. Das „Männliche“ in Ihrer Organisation ist das Management selbst
Natürlich kann das Management wählen, ob es bei der Implementierung und Aufrechterhaltung des Qualitätssystems von internen oder externen Personen unterstützt werden möchte. Letztlich muss es sich selbst für das reibungslose Funktionieren des Qualitätsmanagementsystems verantwortlich machen. Dabei ist es wichtig zu erkennen, dass sich die „Themen des Tages“ sowohl auf den Geschäftsbetrieb als auch auf das Qualitätsmanagementsystem beziehen. Zielt ein gut implementiertes Qualitätsmanagementsystem nicht auch auf zufriedene Kunden ab? Ist Exotik also nicht etwas für einen weit entfernten Urlaubsort und nichts für Ihre Organisation?
2. Geschäftsbetrieb = alle Prozesse
Die Vorstellung, dass der Geschäftsbetrieb nur mit Primärprozessen zu tun hat, deckt nur einen Teil der Last ab. Auch hier liegt die Lösung in einer breiteren Einbindung des Managements. Kein primärer Prozess kann ohne den Einfluss von Management-, Verbesserungs- und Unterstützungsprozessen optimal funktionieren. Gute Führung zu zeigen ist hier das Schlüsselwort. Schließlich geht es bei guter Führung nicht darum, selbst der Beste sein zu wollen, sondern darum, dass die gesamte Organisation optimal funktioniert.
3. Eigene Terminologie
Das Management muss sicherstellen, dass zu viele Begriffe aus Standards wie ISO 9001, sickert bis in die Organisation, wo es nicht verstanden wird. Es ist nur eine Sitzung erforderlich, um festzustellen, welche internen, bereits verwendeten Begriffe mit den Begriffen im Standard übereinstimmen. Beispielsweise kann „Identifizierung“ innerhalb Ihrer Organisation als „Kennzeichnung“ und „Rückverfolgbarkeit“ als „Abruf“ bezeichnet werden. Mit anderen Worten, machen Sie die gebräuchlichsten Begriffe für Ihr Unternehmen relevant.
4. Nur Mehrwert
Aufgaben, die ausgeführt werden, die keinen Mehrwert darstellen, sondern beispielsweise „ISO-konform“ sein müssen, lassen sich am besten vom Management verhindern. Auch hier kann eine sorgfältige Sitzung sicherstellen, dass unzureichendes Wissen über Prozess- und Standardinterpretation verhindert wird und Aufgaben ausgeführt werden können, ohne dass das Gefühl entsteht, dass etwas „sinnlos“ oder „überflüssig“ ist, aber dennoch normgerecht funktioniert.
5. Digital arbeiten
Wenn der Begriff Papiertiger aus dem Ende des letzten Jahrhunderts stammt, kann die aktuelle Ära als das digitale Zeitalter bezeichnet werden. Und digital zu arbeiten bedeutet mehr als die Arbeit mit Textverarbeitungsprogrammen und Tabellenkalkulationen. In der ISO2HANDLE Weißbuch es wird klar beschrieben, wie digitales Arbeiten und ein Qualitätsmanagementsystem Hand in Hand gehen. Die Arbeit mit einem digitalisierten Managementsystem ist daher die Zukunft.
Was kann ISO2HANDLE dazu beitragen?
ISO2-GRIFF kann einen wichtigen Beitrag zu der Erfahrung leisten, dass ein guter Geschäftsbetrieb auch das reibungslose Funktionieren eines Qualitätsmanagementsystems bedeutet.
1. Jeder hat Zugriff auf das System
Mit ISO2-GRIFF alle Ihre Mitarbeiter haben Zugriff auf das Managementsystem. Dies ist nicht mehr nur für den „Mann“ zugänglich, der Sie derzeit möglicherweise für die Aufrechterhaltung des Qualitätsmanagementsystems verantwortlich gemacht hat. Dies eröffnet Ihrem Unternehmen viele neue Möglichkeiten, da mehrere Mitarbeiter, einschließlich des Managements selbst, Zugriff auf das digitale System erhalten und ihnen Aufgaben zuweisen.
2. Alle Prozesse in einem System
Weil ISO2-GRIFF ist so konzipiert, dass es alle Prozesse unterstützt. Die Verwendung des Systems hilft dabei, das Bewusstsein dafür zu entwickeln, dass der Geschäftsbetrieb über den primären Prozess Ihrer Organisation hinausgeht.
3. Eigene Terminologie
Es ist drinnen ISO2-GRIFF es ist möglich, Ihre eigene Terminologie auf alle Teile der Anwendung anzuwenden. ISO2-GRIFF ermöglicht es, „vordefinierte“ Terminologie flexibel zu verwenden.
4. Schaffen Sie Ihren eigenen Mehrwert
Weil es drinnen ist ISO2-GRIFF Wenn Sie Formulare selbst erstellen, ändern oder eine Struktur erstellen können, die Ihrem aktuellen Qualitätsmanagementsystem entspricht, können Sie entscheiden, wie Sie wichtige Registrierungen durchführen möchten. Die Erfahrung „kein Mehrwert“ gehört somit der Vergangenheit an.
5. Digital arbeiten
Mit ISO2-GRIFF Sie arbeiten nach den neuesten Erkenntnissen darüber, was die Arbeit mit einem digitalisierten Managementsystem in der Praxis bedeutet. Denn die Tatsache, dass ein Qualitätsmanagementsystem gleichbedeutend mit einem Papiertiger ist, ist überholt.
Wenn Sie sich der Herausforderung stellen möchten, die Erfahrung Ihres Managementsystems (besser) an Ihre Geschäftsabläufe anzupassen, besuchen Sie unsere Website. ISO2-GRIFF arbeitet mit sachkundigen Partnern zusammen, die mit Ihnen zusammenarbeiten und ISO2-GRIFF kann einen Schritt in diese Richtung machen.
Haben Sie weitere Fragen oder Kommentare? Wir würden uns freuen, davon zu hören!
