Der beste Weg, um sich auf ein externes ISO9001-Audit vorzubereiten
Wir sprechen mit einer ganzen Reihe von QHSE- und KAM-Managern. Und was auch immer sie gerade tun, die Vereinbarung ist, dass sie immer auf dem Weg zum nächsten Audit sein werden. Aber es gibt auch einen Unterschied. In diesem Vorfeld hat jemand aufgrund von Stress ausnahmslos Pickel im Nacken. Die andere Person macht sich darüber keine allzu großen Sorgen und macht es pfeifend durch. Wie bereiten Sie sich auf ein externes Audit vor? Was macht den Unterschied zwischen Stress und Entspannung aus? Wir werden diese Fragen hier beantworten.
Verstehe die Norm
Okay, atme langsam ein und mach dich erst dann an die Arbeit. Sie müssen im Action-Modus nicht direkt schießen. Zuallererst ist es wichtig, dass Sie den Inhalt der Norm genau kennen und wissen, wie sie für Ihr Unternehmen gilt. Zu den verschiedenen Aspekten einer Norm können Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Führung und Engagement, die Prozesse in Ihrem Unternehmen und die kontinuierliche Verbesserung gehören. Wenn Sie sich ein gutes Bild von dieser Norm machen möchten, finden Sie Informationen auf der internationalen Website Organisation für Normung (ISO).
Ihr QMS ist auf dem neuesten Stand
Jeder, der mit ISO9001 arbeitet, hat ein QMS oder KM. Dies ist ein System, mit dem Sie die Qualität in Ihrer Organisation kontrollieren können. Dies kann ein digitaler Dokumentenspeicher sein, den Sie manuell verwenden, um das Qualitätsmanagement zum Leben zu erwecken. Wir stoßen immer noch auf Strukturen, in denen Word und Excel in Kombination mit Sharepoint und Power BI als separate Tools verwendet werden. Es kann auch ein integriertes sein digitales QMS - wie ISO2HANDLE - sind, mit denen Sie interaktiv an der kontinuierlichen Verbesserung arbeiten können. Aber welches System Sie auch verwenden, stellen Sie sicher, dass es in Ordnung ist.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Qualitätshandbuch, Ihre Verfahren, Arbeitsanweisungen und Formulare vollständig und aktuell sind. Stellen Sie außerdem sicher, dass Änderungen korrekt registriert wurden. In einem manuellen System müssen Sie Änderungen aufzeichnen. Die automatische Versionskontrolle ist bereits in Ihr ISO2HANDLE-System integriert, und Sie können sehen, wie sich Tausende von Versionen von früheren und nachfolgenden Varianten unterscheiden.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Prozesse gut beschrieben sind, und notieren Sie, wo die Prozessverantwortlichkeiten in der Organisation liegen. In Ihrem QMS erfassen Sie auch Ihre KPIs.

Zuerst ein internes Audit
Der Zweck einer interne Revision besteht darin, alle Fragen, die im Rahmen einer externen Prüfung aufgeworfen wurden, zuvor zu verschärfen. Eine gute Vorbereitung beginnt mit der Erstellung eines Auditplans auf der Grundlage einer Checkliste, die alle relevanten Anforderungen der ISO9001 enthält. Während des internen Audits versuchen Sie so gut wie möglich, etwaige Mängel (Nichtkonformitäten) zu identifizieren. Diese Mängel können Sie dann beheben, bevor das externe Audit beginnt.
Mitarbeiter einbeziehen
Ein Audit ist eine großartige Gelegenheit, das Qualitätsmanagement auf die Tagesordnung zu setzen und Ihre Kollegen in das Audit einzubeziehen. Sie können Kollegen in einer internen Besprechung über die ISO9001-Standard und ihre Rolle in der KM. Einerseits möchten Sie das Bewusstsein schärfen, aber Training ist auch eine gute Möglichkeit, eine Verbindung zur Praxis herzustellen. Lassen Sie die Kollegen selbst darüber nachdenken, wie ISO9001 mit ihrer Arbeit zusammenhängt. Sie können Kollegen auch auf Interviews mit dem Prüfer vorbereiten. Wenn sie beispielsweise nach ihren Rollen und Verantwortlichkeiten gefragt werden, ist es toll, wenn sie das wissen, aber auch, wo sie diese Informationen in der Unternehmenspolitik finden können.
Bewertung von Risiken und Chancen
Bevor Sie ein externes Audit durchführen, sollten Sie sich ein Bild von den Risiken und Chancen der einzelnen Prozesse machen, die in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation angewendet werden. Und zu den Risiken gehören natürlich auch Kontrollmaßnahmen. Vergewissern Sie sich im Voraus, dass Sie sich auf jedem befinden Risikomanagementmaßnahmen Sie haben sie eingerichtet und ob sie wirksam und gut dokumentiert sind. Das Risikokomponente ISO2HANDLE gibt Ihnen einen genauen Überblick über alle beschriebenen Risiken und deren Entwicklung im Laufe der Zeit. Für jedes Risiko können Sie sofort sehen, welche Kontrollmaßnahmen Sie ergriffen haben und welchen Stand deren Umsetzung hat. Ihre Risikomatrix zeigt, welche Restrisiken noch bestehen und welche Maßnahmen umgesetzt wurden.
Bewertungen durch das Management
Es ist beabsichtigt, dass im Rahmen der ISO9001 Management-Reviews werden regelmäßig durchgeführt. Dazu gehören Themen wie KMS-Leistung, Kundenzufriedenheit, Auditergebnisse, der Status von Verbesserungsmaßnahmen sowie Risiken und Chancen. Natürlich ist es sehr wichtig, dass die Ergebnisse dieser Bewertungen ordnungsgemäß dokumentiert werden.
Aufmerksamkeit für die Kundenzufriedenheit
Kundenfeedback ist für die Verbesserungsfähigkeit des Unternehmens unerlässlich. Analysieren Sie daher dieses Feedback und dokumentieren Sie, wie Beschwerden behandelt und Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt werden. Zeigen Sie Ihrem Prüfer, welche Maßnahmen Sie ergriffen (oder eingeleitet) haben, um die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
Demonstrieren Sie kontinuierliche Verbesserungen
Der Prozess, den Sie zur kontinuierlichen Verbesserung eingerichtet haben, ist das Herzstück Ihres Qualitätsmanagements. Deshalb möchten Sie Ihrem Auditor zeigen, wie Sie diesen Prozess organisiert haben. Zeigen Sie also, wie Sie Nichtkonformitäten beheben und präventive Maßnahmen ergreifen können. Verwenden Sie KPIs und andere messbare (SMART) Ziele, um Verbesserungen nachzuweisen.

Auditfreundliches Arbeitsumfeld
Bevor ein Auditor Ihr Unternehmen besucht, überprüfen Sie natürlich, ob die Arbeitsplätze aufgeräumt und organisiert aussehen. Am besten kündigen Sie Ihre interne Inspektion im Voraus an, damit Ihre Kollegen für einen ordentlichen Arbeitsplatz sorgen können. In dieser Phase können Sie auch überprüfen, ob Prozesse, Protokolle oder Verfahren bekannt sind und befolgt werden. Organisieren Sie Ihre Dokumentation so, dass sie für Ihren Prüfer zugänglich ist. Haben Sie eine digitale Prüfungssystem Wie bei ISO2HANDLE geben Sie dem Auditor einfach ein Auditor-Login für Ihr System. Das spart enorm viel Arbeit und wird von Auditoren sehr geschätzt.
Interagieren Sie mit Ihrem Wirtschaftsprüfer
Einige QHSE/KAM-Manager frieren leicht ein, wenn das Audit abgeschlossen ist. Ein bisschen wie ein Hase im Scheinwerferlicht eines aufstrebenden BMW. Das ist nicht nötig. Ein Auditor kann manchmal schwierige Fragen stellen, aber Ihr gemeinsames Ziel ist es immer, die Qualität der Organisation zu nivellieren und zu verbessern. Es gibt also Gleichheit, denken Sie daran. Sie können die Prüfungsagenda vorab bei Ihrem Abschlussprüfer anfordern. Stellen Sie Fragen, wenn Sie Teile dieser Agenda nicht verstehen. Fragen Sie den Prüfer auch nach seinen Schwerpunkten.
Es ist auch nützlich, eine Reihe praktischer Angelegenheiten zu regeln. Zum Beispiel ein ruhiger Arbeitsplatz für Ihren Auditor und eine Kontaktperson, die den Prüfer während des Audits begleitet.
Vorbereitung auf typische Prüfungsfragen
Typische Fragen, die Sie während eines Audits erwarten können, lauten: „Wie stellen Sie sicher, dass Prozesse konsistent ausgeführt werden?“ , „Wie misst und bewertet man die Kundenzufriedenheit?“ Und „wie gehen Sie mit Abweichungen und Verbesserungsmaßnahmen um?“ Im Idealfall haben alle Ihre Kollegen einfache und sachliche Antworten auf diese Fragen. Haben Sie eine digitales Auditsystem wie ISO2HANDLE kannst du nicht nur sagen, wie du Dinge machst, sondern du kannst es auch direkt zeigen und damit zeigen, dass du keinen Unsinn verkaufst.
Entspann dich (aber nicht zu viel)
Wenn Ihre Vorbereitung gut war, können Sie den Audioprozess entspannt durchführen. Eine gute Vorbereitung ist mindestens die halbe Arbeit. Stellen Sie aber gleichzeitig sicher, dass es so aussieht, als ob Sie alles wissen und nicht offen für Feedback und Verbesserungen sind. Denn genau das macht Auditing nützlich. Jemand, der Ihre Prozesse und Maßnahmen mit einem anderen Auge betrachtet als Sie, möchte Ihnen helfen, Dinge zu verbessern. Zeigen Sie also, dass Sie offen für Feedback und Verbesserungen sind.