Was mit einer Spende beginnt, endet selten als Abfall. De Kringloper gibt wiederverwendbaren Gegenständen ein zweites Leben und recycelt das, was nicht mehr verwendet werden kann, zu neuen Rohstoffen.
Eine Organisation mit einer sozialen Mission, mehreren Standorten und einer vielfältigen Gruppe von Mitarbeitern und Freiwilligen. Wir sprachen mit Judith Luttge, Roel Luykx, Jaimie Franken und Martin Baselier darüber, wie ISO2HANDLE ihren Arbeitsalltag verändert hat.
Judith Luttge arbeitet als Projektleiterin bei De Kringloper und leitete die Implementierung von ISO2HANDLE. Sie erkannte ein Problem, das in vielen Organisationen besteht.
Prozesse und Arbeitsanweisungen waren im gesamten Unternehmen verstreut.
„Es wurde viel ausgedruckt, wodurch oft mit veralteten Dokumenten gearbeitet wurde. Wenn sich etwas änderte, hatten wir kaum Kontrolle darüber.“
Die Lösung lag auf der Hand: ein zentraler Ort für alle Informationen, der leicht zu pflegen und für jeden zugänglich ist.
„Wir wollten wirklich einen zentralen Ort, an dem wir unsere Prozesse, Handbücher, Registrierungen und Meldungen finden konnten und der zudem einfach auf dem neuesten Stand zu halten war. Aus diesem Grund haben wir uns auf die Suche nach einem Managementsystem gemacht, das dies ermöglicht. Und ISO2HANDLE ist dieses System geworden.“ sagt Judith.
Roel Luykx ist QSU-Mitarbeiter bei De Kringloper. Er sieht die Auswirkungen täglich in der Praxis. Formulare werden digitalisiert, Meldungen werden zentral erfasst und die Mitarbeiter erhalten automatisch eine Rückmeldung über den Status ihrer Registrierungen.
„Die Mitarbeiter können genau sehen, woran sie sind, wo ihre Meldung verbleibt und in welchen Verantwortungsbereich ihre Registrierung fällt. Das System bildet die Grundlage für die Rückmeldung an die Mitarbeiter.“
Papierregistrierungen verschwanden früher regelmäßig in einer Schublade. Dieses Risiko besteht nicht mehr, erzählt Roel.
Sobald eine Registrierung eingegeben wurde, ist sie sofort im Dashboard sichtbar. So haben Sie die wichtigsten KPIs immer griffbereit.
Jaimie Franken arbeitet in der Warenannahme und verarbeitet täglich chemische Abfälle, die präzise klassifiziert werden müssen.
„Früher mussten wir das alles auf Listen notieren, was sehr viel Zeit in Anspruch nahm. Jetzt ist es nur noch ein kurzes Tippen und fertig“, sagt Jaimie.
Zeit ist kostbar. Besonders in einer Organisation wie De Kringloper, wo der Terminkalender oft voll ist. Laut Jaimie liegt der Gewinn gerade in den kleinen Dingen.
„Jede zehn Minuten, die man einspart, sind einfach zehn Minuten, in denen man viel erledigen kann.“
Martin Baselier ist IT-Mitarbeiter bei De Kringloper und für die Konfiguration der Plattform zuständig. Was ihm besonders auffällt, ist die Freiheit, die das System bietet.
„Es ist sehr angenehm, dass es so flexibel ist und man es genau so einrichten kann, wie man es möchte.“
Diese Flexibilität ist bei einer Organisation wie De Kringloper kein Nebensache. Mit mehreren Standorten, Prozessen und einer vielfältigen Mitarbeiterschaft muss ein Qualitätsmanagementsystem wirklich zur Praxis passen und nicht umgekehrt.
Judith blickt darauf zurück, was die Zusammenarbeit mit ISO2HANDLE konkret bewirkt hat. Prozesse wurden vereinfacht, Dokumente zentralisiert und Arbeitsplatzinspektionen laufen nun digital ab.
Doch das vielleicht Wichtigste: Die Plattform ist nicht nur ein Werkzeug der Qualitäts- oder IT-Abteilung geblieben. Sie gehört nun dem gesamten Unternehmen.
„Was mir am besten gefällt, ist, dass es wirklich zu einem System für alle geworden ist. Es fühlt sich nicht wie eine Vorgabe an, sondern wie etwas, das die Mitarbeiter annehmen, weil es ihre Arbeit erleichtert.“
