De Kringloper
Wat begint met een donatie, eindigt zelden als afval. De Kringloper geeft herbruikbare spullen een tweede leven en recyclet wat niet meer hergebruikt kan worden tot nieuwe grondstoffen. Vanuit vestigingen in Roosendaal, Bergen op Zoom, Steenbergen en Etten-Leur werkt de stichting elke dag aan minder afval Ă©n meer kansen. Via de afdeling KANS biedt De Kringloper leer- en werktrajecten aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
‍
Een organisatie met een maatschappelijke missie, meerdere locaties en een diverse groep medewerkers en vrijwilligers. Wij spraken met ondermeer Judith Lutteren, projectleider bij De Kringloper.
‍
Wat was de uitdaging?
Judith Lutteren werkt als projectleider bij De Kringloper en houdt zich onder andere bezig met de implementatie van ISO2HANDLE. Maar voordat het zover was, herkende ze een probleem dat bij veel organisaties speelt.
‍
Processen en instructies waren versnipperd over de hele organisatie. Er was veel uitgeprint, waardoor medewerkers regelmatig met verouderde documenten werkten. En als er iets wijzigde, was het lastig om daar controle op te houden.
‍
"Er was veel uitgeprint, waardoor er met verouderde documenten gewerkt werd. Als er wat wijzigde, hadden we daar weinig controle op."
‍
Papieren registraties verdwenen in een la. Meldingen kwamen niet altijd bij de juiste persoon terecht. En een overzicht van wat er speelde? Dat was er simpelweg niet.
‍
‍
Waarom gekozen voor ISO2HANDLE?
De Kringloper zocht een systeem met Ă©Ă©n centrale plek voor informatie: een plek die goed bij te houden is en waar iedereen makkelijk bij kan. Dat werd ISO2HANDLE.
‍
Wat voor Judith de doorslag gaf, was de flexibiliteit van het platform. "Het is heel fijn dat het flexibel is, dat je het precies zo in kan richten als je zou willen." Dat is bij een organisatie als De Kringloper geen luxe, maar een vereiste: met meerdere vestigingen, diverse werkstromen en medewerkers met uiteenlopende achtergronden moet een systeem echt passen bij de praktijk
Wat heeft die keuze opgeleverd?
De digitalisering heeft de dagelijkse werkpraktijk bij De Kringloper concreet veranderd.
Formulieren die voorheen met de hand werden ingevuld, gaan nu digitaal. Neem de registratie van chemisch afval, een van de terugkerende taken op de werkvloer. Vroeger kostte dat schrijven en lijsten bijhouden veel tijd. Nu is het een kwestie van een paar tikken op het scherm.
‍
"Vroeger moesten we dat allemaal opschrijven op lijsten en dat kostte heel veel tijd. Nu is het gewoon tik tik tik en het is klaar."
‍
Meldingen worden nu centraal geregistreerd en komen automatisch bij de juiste verantwoordelijke terecht. Medewerkers kunnen zien waar hun melding staat en wie er opvolging aan geeft. Dat zorgt niet alleen voor minder uitval, maar ook voor meer betrokkenheid.
"Het is een systeem geworden van iedereen, en dat vergroot ook de betrokkenheid binnen onze organisatie."
‍
Werkplekinspecties worden digitaal gedaan en komen direct bij de juiste persoon terecht. Documenten zijn centraal opgeslagen, zodat iedereen altijd toegang heeft tot de juiste, actuele versie.
‍
‍
‍
‍
‍
‍
Wat betekent dat in de praktijk?
Tijd is kostbaar. Zeker in een organisatie als De Kringloper, waar de werkdruk hoog is en mensen vaak al meer werk zien dan uren in een dag passen. Elke minuut die je bespaart op administratie, is een minuut die je kunt inzetten op iets wat er echt toe doet.
‍
"Elke tien minuten die je uitspaart is gewoon tien minuten, en dan kan je veel doen."
Conclusie
Door de samenwerking met ISO2HANDLE zijn de processen bij De Kringloper vereenvoudigd. Documenten staan centraal opgeslagen. Meldingen verdwijnen niet meer. En medewerkers weten precies waar ze aan toe zijn.
‍
Van versnipperd naar overzicht. Van uitgeprint naar up-to-date. En voor ... ? Een dikke tien.
‍
‍
