Besprechungen sind ein teures Hobby
Zunächst kostet ein einstündiges Meeting mit 5 Mitarbeitern Hunderte von Euro an Lohnkosten. Änderungen erfordern aber auch Vorbereitungs- und Nachbearbeitungszeit. Sie unterbrechen Prozesse, die Konzentration und Konzentration erfordern, und verbessern alles in allem nicht die Arbeitsproduktivität. Rechnet man die Lohnkosten einschließlich Vor- und Nachbereitung zu der verlorenen Arbeitsproduktivität hinzu, kommt man zu dem Schluss, dass dieses Treffen mit 5 Personen plötzlich nicht Hunderte, sondern vielleicht Tausende von Euro kostet. Die Devise lautet, vorsichtig zu sein, wenn es um Besprechungen geht. Weil Besprechungen daher ein sehr teures Hobby sind.
Treffen sind nicht beliebt
Untersuchungen zeigen, dass Besprechungen bei weitem nicht jedermanns Hobby sind. 57% der niederländischen Mitarbeiter empfinden Besprechungen als langweilig und 85% geben an, dass sie an ihren Schreibtischen effektiver sind als während einer Besprechung. 70% der 18- bis 29-Jährigen sind der Meinung, dass das kostenlose Mittagessen der aufregendste Teil einer Besprechung ist. So viele Mitarbeiter mögen keine Besprechungen, aber sie kommen trotzdem jedes Mal. Der Grund dafür wurde ebenfalls untersucht und heißt FOMO — the Fear of Missing Out. Niemand wagt zu sagen, dass ein Treffen aus Angst vor sozialer Ausgrenzung sinnlos ist.
Qualitative Treffen sind möglich
Trotz dieser negativen Wahrnehmungen gibt es auch Studien, die anerkennen, dass gut organisierte Besprechungen in der Tat wertvoll sind. Fast 65% der Mitarbeiter sind von gut geführten Besprechungen begeistert. Effektive Besprechungen können zum Informationsaustausch, zur Entscheidungsfindung, zur Problemlösung und zur Teambildung beitragen. Die Qualität und Struktur von Besprechungen haben einen großen Einfluss darauf, wie die Mitarbeiter sie erleben. Schlecht organisierte oder redundante Besprechungen führen zu Frustration und dem Gefühl, Zeit zu verschwenden. Gut organisierte Besprechungen werden oft als nützlich und produktiv angesehen.
Sorgfalt erforderlich
Wir können mit Sicherheit den Schluss ziehen, dass es eine gute Idee ist, Besprechungen sorgfältig zu nutzen. Fragen Sie sich immer zuerst, ob ein Meeting wirklich notwendig ist. Und wenn die Antwort „Ja“ lautet, achten Sie unbedingt auf die Vorbereitung, (Bege-) Leitung und Nachbearbeitung des Meetings.
Vorbereitung und Aufbau
Die Schlüsselwörter für sinnvolle Besprechungen sind Vorbereitung und Struktur. Legen Sie im Voraus eine klare Tagesordnung mit spezifischen Zielen für jeden Tagesordnungspunkt fest. Teilen Sie diese Tagesordnung mit allen Besprechungsteilnehmern. Priorisieren Sie die Tagesordnungspunkte, damit Sie den wichtigsten Themen genügend Zeit widmen können. Teilen Sie den Teilnehmern auch mit, dass sie sich auf das Meeting vorbereiten müssen. Sie können sich dafür entscheiden, eine unvorbereitete Teilnahme nicht zu akzeptieren. Bei Tesla und SpaceX zum Beispiel ist dies die normalste Sache der Welt.
Zeit (Management) ist von entscheidender Bedeutung
Zeitmanagement während des Meetings ist ebenfalls wichtig. Kurze Besprechungen von weniger als einer halben Stunde funktionieren am besten. Sie können Timeboxing verwenden, um zu verhindern, dass Diskussionen zu lange dauern. Denken Sie auch an die Besprechungszeit. Untersuchungen zeigen, dass Dienstag ein guter Sitzungstag ist. Die beste Tageszeit ist um 15 Uhr, aber andere Tageszeiten funktionieren sicherlich auch.
Laden Sie nur das Nötigste ein
Du triffst dich lieber mit so wenigen Leuten wie möglich. Deshalb ist es besser, nur die Mitarbeiter einzuladen, die während des Meetings einen wesentlichen Beitrag leisten können. Es ist nützlich, wenn Sie bestimmte Rollen im Voraus festlegen, z. B. den Vorsitzenden und den Zeitwächter. Eine besondere Rolle ist die eines Entscheidungsträgers. Der Entscheidungsträger ist dafür verantwortlich, zu einer Schlussfolgerung zu gelangen.
Technologie nutzen
Der Einsatz von Technologie kann auch Ihre Besprechungen auf die nächste Stufe heben. Wenn Sie beispielsweise Ihre Besprechungen strukturieren, können Sie auf Ihrer ISO2HANDLE-Plattform einen Jahresrückblick vorbereiten. Durch diese Übersicht können Sie sicherstellen, dass strukturelle Besprechungen zentral geplant werden und dass alle relevanten Teilnehmer eingeladen werden. Später können Sie einzelnen Besprechungen Kalender, Aktions- und Entscheidungslisten sowie Berichte hinzufügen. Der Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass Sie endlich all die Tagesordnungen, Listen und Berichte loswerden, die auf Festplatten oder in halbstrukturierten Teams-Umgebungen herumliegen. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie in Ihrem ISO9001-Audit nachweisen können, dass Ihre wichtigsten Besprechungen ordnungsgemäß vorbereitet, durchgeführt und dokumentiert wurden. Darüber hinaus können Sie die Aktionspunkte aus jedem Meeting in ISO2HANDLE sofort in Aufgaben für die ernannten Mitarbeiter umwandeln. Über diese Plattform können Sie dann ganz einfach überwachen, ob Aufgaben aufgenommen und abgeschlossen werden. Bei Bedarf sendet das System automatisch Benachrichtigungen, um die Mitarbeiter daran zu erinnern, Aufgaben aufzunehmen oder zu erledigen.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie die ISO2HANDLE Qualitätsmanagementplattform zur Qualität Ihrer Sitzungsstruktur und einzelner Besprechungen beitragen kann? Dann lass mich von dir hören. Wir zeigen dir gerne, was wir meinen.
