Der Ähmm-Moment: ein weit verbreitetes Geräusch in der Welt des Dokumentenmanagements

Die Digitalisierung hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, verändert. Viele Unternehmen verlassen sich auf digitale Dokumente wie PDFs, Word-Dokumente und Excel-Tabellen, die häufig auf Plattformen wie SharePoint gespeichert werden. Dies scheint ein Schritt in die richtige Richtung zu einem digitalen Qualitätsmanagementsystem (KMS) und Risikomanagementsystem (RMS) zu sein. Der UHM-Moment tritt jedoch ein, wenn ein Dokument geändert werden muss. Obwohl das alte Dokument ordentlich archiviert ist und die neue Version ihren Platz findet, wirft dieser Vorgang mehrere Fragen auf.

• Wie findet man schnell die richtige alte Version? Ähm...
• Wie kontrollieren Sie, wer Zugriff hat? Ähm...
• Wie informieren Sie Stakeholder automatisch über neue Versionen? Ähm..
• Wie verfolgen Sie den Prozess der Dokumentenänderungen? Ähm...

Die Antwort auf diese Fragen ist oft nicht so einfach, was zeigt, dass die Digitalisierung von Dokumenten nicht mit der Digitalisierung von Prozessen gleichzusetzen ist.

Warum ein digitales KMS und RMS nicht so teuer sind, wie Sie denken

Die Implementierung eines digitalen KMS und RMS wird oft als zeitaufwändiges und teures Unterfangen angesehen. Das stimmt, aber das muss nicht so sein. Mit der richtigen Software und den richtigen Integrationen kann dieser Prozess erheblich beschleunigt und Kosten eingespart werden. Softwarelösungen wie ISO2HANDLE bieten praktische Importoptionen für SharePoint, Confluence, Word und Excel und sparen so viel Zeit und Mühe.

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Digitalisieren Sie Ihre Prozesse mit einem KMS/RMS

Die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen über ein KMS/RMS bietet zahlreiche Vorteile.

• Sparen Sie Zeit: Sie müssen keine Zeit mehr damit verbringen, manuell nach Dokumenten zu suchen, Autorisierungen einzurichten oder Stakeholder über neue Versionen zu informieren.
• Kosteneinsparungen: Indem Sie Fehler und Verschwendung vermeiden, sparen Sie Geld.
• Verbesserung der Qualität: Durch die Digitalisierung Ihrer Prozesse verbessern Sie die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen.
• Verbesserung der Einhaltung von Vorschriften: Durch das Management Ihrer Risiken erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, Gesetze und Vorschriften einzuhalten.
• Alle Unterlagen und Registrierungen befinden sich an einem Ort, was die Verwaltung übersichtlich und effizient macht.

Fazit: Der Wert eines digitalen QMS

Ein digitales KMS/RMS ist eine Investition, die sich durch eine bessere Kontrolle der Prozesse, eine verbesserte Qualität der Produkte und Dienstleistungen und eine bessere Einhaltung der Vorschriften auszahlt. Die Überwindung des UHM-Moments durch die Digitalisierung von Prozessen ist im heutigen Geschäftsbetrieb unerlässlich.

Interessiert?

Für Organisationen, die den UHM-Moment überwinden wollen, bietet ein digitales KMS/RMS eine Lösung. Bitte kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Demo.

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