Warum ist ein starkes Meldesystem so wichtig?
Wenn du dich verbessern willst, musst du natürlich wissen, was du verbessern musst. Wie sammelt man Benachrichtigungen über alles und jedes? Auf welche Benachrichtigungen sollten Sie sich konzentrieren? Welche haben Priorität und warum? Welche Verbesserungen werden Sie in kurzer Zeit am meisten voranbringen? Welche Verbesserungsvorschläge sind strukturell und welche Berichte müssen sofort bearbeitet werden? Mach weiter und weiter.
Eine gute Analyse von allem, was Sie ändern und verbessern können, beginnt mit der Einrichtung eines einfach zu bedienenden Benachrichtigungssystems. Damit meinen wir, dass Sie etwas haben sollten, das es allen Ihren Kollegen ermöglicht, mit Vergnügen und Leichtigkeit zu berichten. Weil Einfachheit und Bequemlichkeit die Schlüssel zu einem perfekt funktionierenden Benachrichtigungssystem sind.
Ein zugängliches Benachrichtigungssystem
Ein zugängliches System von Benachrichtigungen stellt Ihnen die Informationen zur Verfügung, mit denen Sie Verbesserungen vornehmen können. Je mehr Benachrichtigungen Sie erhalten, desto mehr Chancen haben Sie, sich zu verbessern. Angesichts dieses erhöhten Datenflusses besteht jedoch auch die Notwendigkeit, Berichte zu analysieren. Denn bevor man sich versieht, sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht.
Zuallererst ist es hilfreich, ein gutes Verständnis dafür zu haben, welche Benachrichtigungen es gibt. Deshalb haben wir eine Übersicht für Sie erstellt.
1. Sicherheitswarnungen
Sie sind für die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter verantwortlich. Sicherheit ist ein Grundbedürfnis und ein Grundrecht der Menschen, die für Sie arbeiten. Aus diesem Grund sollten sicherheitsrelevante Berichte immer Vorrang haben. Was kann hier gesagt werden:
1. Gefährliche Situationen - Umstände, die zu Unfällen führen können, wie z. B. lose Kabel, undichte Stellen, elektrische Unsicherheit und hervorstehende scharfe Teile.
2. Unfälle - Ereignisse, die zu Verletzungen oder Schäden führen.
3. Beinaheunfälle - Vorfälle, bei denen keine Verletzungen oder Schäden verursacht wurden, bei denen dies jedoch hätte passieren können.
4. Verstöße gegen die Sicherheit - Verstöße gegen Sicherheitsvorschriften (z. B. keine persönliche Schutzausrüstung tragen oder keine Schutztüren installieren), Maschinen und Geräte, für die keine Vorschriften gelten.
5. Katastrophen - die wirklich großen Notfälle wie Feuer oder Explosionen.
2. Qualitativ hochwertige Benachrichtigungen
Diese Berichte beziehen sich auf die Qualität Ihrer Produkte, Dienstleistungen, Prozesse und Systeme. In dieser Kategorie gibt es viele Möglichkeiten zur strukturellen Verbesserung. Das ist also super interessant.
1. Beschwerden: Unzufriedenheit von Kunden und Lieferanten mit Ihren Produkten und Dienstleistungen.
2. Anomalien: Produktionsfehler oder Abweichungen von Spezifikationen, Normen und Prozessen.
3. Nichtkonformitäten: wenn ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Prozess nicht den Anforderungen oder geltenden Gesetzen oder Vorschriften entspricht.
4. Vorschläge zur Verbesserung: Ideen oder Vorschläge zur Verbesserung der Qualität von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen.
3. Nachhaltigkeits- und Umweltmeldungen
Dies sind alles Berichte, die sich auf die Auswirkungen Ihrer Geschäftstätigkeit auf die Umwelt und die Umwelt beziehen. Diese Kategorie kann dringende Berichte enthalten, beispielsweise weil sie sich auf gefährliche Substanzen beziehen. Manchmal stammen diese Meldungen aus dem Umfeld Ihres Unternehmens, beispielsweise bei Lärm- oder Geruchsbelästigung. Dann ist es wichtig, dass Sie wissen, dass etwas ein Problem ist, damit Sie Maßnahmen ergreifen oder zumindest mit dem Reporter kommunizieren können.
1. Vorfälle in der Umwelt: Denken Sie an das Austreten gefährlicher Substanzen, aber auch an Luftverschmutzung oder Lärmbelästigung.
2. Benachrichtigungen zur Abfallentsorgung: unsachgemäße Lagerung, Ansammlung oder Behandlung von Abfällen.
3. Ideen für Rohstoffe: oder Energieeinsparungen — Berichte, die häufig von erfahrenen Mitarbeitern und engagierten Kunden erstellt werden.
4. Beschwerden zur Nachhaltigkeit: Berichte, die sich auf die Umweltleistung Ihres Unternehmens beziehen.
4. Betriebliche Benachrichtigungen
Diese Kategorie besteht aus sehr praktischen Berichten, häufig über Prozessstörungen.
1. Ausfälle: Ausfall oder Fehlfunktion von Maschinen, Geräten, Prozessen und Systemen.
2. Logistische Probleme: Berichte über nicht oder teilweise zugestellte Sendungen oder Verzögerungen. Berücksichtigen Sie auch Lagerprobleme, z. B. zu heiß, zu kalt oder zu feucht gelagerte Waren.
3. Probleme mit der Kapazität: berichtet über zu wenige Menschen und Ressourcen.
4. Ideen zur Optimierung: Ideen und Vorschläge, um beispielsweise Prozesse intelligenter oder besser zu gestalten.
5. Personalbezogene Benachrichtigungen
Alle Berichte, die sich auf die Gesundheit oder das Verhalten Ihrer Mitarbeiter beziehen.
1. Arbeitsunfälle: im Falle einer Verletzung, die durch einen Arbeitsunfall verursacht wurde.
2. Unerwünschtes Verhalten: Dazu gehören beispielsweise Diskriminierung, Mobbing und sexuelle Belästigung.
3. Gesundheit am Arbeitsplatz und Gesundheitsprobleme: alle Berichte über körperliche oder psychische Gesundheitsrisiken.
4. HR-Ideen: Vorschläge zur Verbesserung der Arbeitsprozesse, der Ausbildung oder der Beschäftigungsbedingungen.
Komplimente: positives Feedback über Kollegen, Teams oder Manager
6. Benachrichtigungen von Kunden und Lieferanten
In der Regel stammen diese Berichte von externen Interessengruppen. Diese sind also auch wichtig, weil sie eine Vorstellung davon vermitteln, wie all Ihre Bemühungen in der Praxis bewertet werden.
1. Beschwerden von Kunden: Unzufriedenheit mit Produkten, Dienstleistungen, Prozessen und Kundeninteraktionen
2. Komplimente: positives Kundenfeedback, das sich hervorragend mit der Person oder Abteilung teilen lässt, die in Ihrem Unternehmen tätig ist.
3. Beschwerden von Lieferanten: Probleme mit Lieferungen, Kommunikation oder Zusammenarbeit.
4. Vorschläge von Lieferanten: Ideen zur Verbesserung der Zusammenarbeit oder Prozesse
7. Innovations- und Verbesserungsberichte
Benachrichtigungen, die sich auf Prozessverbesserungen und neue Möglichkeiten und Ideen konzentrieren. Diese Art von Berichten stammt häufig auch von beteiligten Mitarbeitern und Kunden. Sie können erwägen, diese Benachrichtigungen zu fördern, indem Sie beispielsweise eine „Benachrichtigung des Monats“ ins Rampenlicht rücken oder sie belohnen.
1. Vorschläge zur Innovation: Ideen für neue Produkte, Dienstleistungen und Geschäftsmodelle.
2. Verbesserungen des Prozesses: Vorschläge, um bestehende Prozesse besser oder effizienter zu gestalten
3. Ideen zur Kostensenkung: Ideen und Möglichkeiten zur Kostensenkung ohne Qualitätsverlust
4. Ideen zur Digitalisierung: Vorschläge zum Einsatz von Technologie und IT zur Leistungssteigerung.
8. Benachrichtigungen über Kommunikation und Zusammenarbeit
Berichte im Zusammenhang mit interner und externer Kommunikation und Zusammenarbeit.
1. Fehlkommunikation: Probleme aufgrund unklarer oder falscher Kommunikation
2. Probleme bei der Zusammenarbeit: Schwierigkeiten in einem Team oder mit externen Parteien.
3. Feedback zur internen Kommunikation: Vorschläge oder Beschwerden zu Newslettern, Intranet oder anderen internen Kommunikationskanälen. Sie können sich auch Feedback zu allen Themen rund um interne Besprechungen vorstellen.
9. Finanzielle Benachrichtigungen
Berichte zu finanziellen Problemen, Vorfällen oder Prozessen.
1. Betrugsfälle: verdächtige Finanztransaktionen oder Unregelmäßigkeiten
2. Kostenüberschreitungen: Alles rund um das Budgetmanagement und insbesondere das Überschreiten von Budgets.
3. Finanzielle Verbesserungen: Ideen zur Rationalisierung von Finanzprozessen oder zur Erzielung von Einsparungen.
10. Mikrofonbenachrichtigungen (Benachrichtigung bei Kundenvorfällen)
Berichte im Zusammenhang mit Gesundheitsproblemen und Vorfällen.
1. Stürze: Jemand stolpert
2. Vergessene Aktionen: zum Beispiel den Sicherheitsgurt eines Rollstuhlfahrers vergessen
3. Medikamente: Verabreichen Sie das falsche (Dosis-) Medikament
4. ECD: Eine nicht funktionierende elektronische Kundendatei (ECD)
5. Infektionen: Eintreten einer Infektion
Ein digitales Benachrichtigungssystem
Es gibt nicht viele Unternehmen, die konsequent Feedback zu allen genannten Aspekten sammeln. Manchmal liegt das daran, dass es einfach viel ist oder daran, dass jeder Spalte in einem Unternehmen die Verantwortung für das eigene Qualitätsmanagement und somit auch für das Sammeln von Feedback und Verbesserungsvorschlägen übertragen wird. Viele Abteilungen haben dafür keine Zeit oder haben einfach einen anderen Schwerpunkt.
Der Qualitätsmanager ist die richtige Person, um ein ganzheitliches Feedback-Modell zu organisieren. Deshalb ist er oft derjenige, der diesen Blogartikel bis zum Ende gelesen hat.
Dieser Qualitätsmanager benötigt eine Reihe guter Tools, um Feedback sammeln, analysieren und in Verbesserungsmaßnahmen umwandeln zu können. Als Nächstes möchte der Qualitätsmanager auch sicherstellen, dass Verbesserungsmaßnahmen ergriffen und umgesetzt werden. Denn erst wenn eine Verbesserungsmaßnahme vollständig umgesetzt wurde, kann man von einer Verbesserung sprechen.
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