Benachrichtigungen ohne Hände bearbeiten
Der moderne Qualitätsmanager ist ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, seine Organisation zu verbessern. Jeden Tag ein Schritt besser und ein Bruchteil effizienter werden letztendlich zu Qualitätsgewinnen und einer besseren Wettbewerbsposition führen.
Die Nützlichkeit von Benachrichtigungen
Ein inspirierter und erfahrener Qualitäts- oder Risikoexperte kann sich wirklich selbst einige Verbesserungen einfallen lassen, aber die beste Informations- und Inspirationsquelle ist immer noch seine eigene Organisation. Ihre Kollegen kennen sich mit ihrer Arbeit am besten aus und sehen als Erste Verbesserungsmöglichkeiten. Sie sammeln und verarbeiten all diese Informationen in Ihrem KMS mit einem effektiven Benachrichtigungssystem. Das Sammeln von Berichten ist nicht schwierig, aber sie effektiv zu verarbeiten, ist eine andere Geschichte. Ohne ein Managementsystem ertrinkt man schnell in der damit verbundenen Arbeit. Am Ende bleiben die Benachrichtigungen erhalten und Sie erledigen wenig. Sehr motivierend für Ihre Kollegen, die sich die Mühe gemacht haben, sich zu melden.
Große Vielfalt an Berichten
Berichte können sich auf Sicherheit, Qualität, Nachhaltigkeit und Umwelt, Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten, finanzielle Angelegenheiten, Innovation, Kommunikation und Zusammenarbeit beziehen.
Ihr KMS muss in der Lage sein, all diese Variationen zu verarbeiten. Denn je breiter der Umfang Ihres Verbesserungsplans ist, desto größer ist der Effekt. Mit einem umfassenden Ansatz verhindern Sie auch, dass Verbesserungen in einem Bereich durch verpasste Gelegenheiten in einem anderen Bereich zunichte gemacht werden.
Ihre ersten Schritte in der Digitalisierung
Zweifellos haben Sie bereits einen Weg gefunden, Ihre Arbeit als QHSE/KAM-Manager digital zu gestalten. In der Praxis sehen wir viele Zeichenkettenkonstruktionen mit Teams-Standorten, G: -Laufwerken, Excel, Sharepoint und Power BI. Eine solche Stringkonstruktion scheint zu funktionieren, aber das Gegenteil ist der Fall. Solch ein System funktioniert nicht für dich, es arbeitet gegen dich. Sie sollten ein solches System am Laufen halten, aber ein solches System hilft Ihnen nicht, am Laufen zu bleiben. Ein Stück Schnurkonstruktion sorgt dafür, dass Sie betrieblich sehr ausgelastet sind, aber auf den Hauptstrecken keine Fortschritte machen.
Was genau ist die Leistung eines digitalen KMS/QMS?
Vergleichen Sie Qualitätsmanagement mit Finanzen. Arbeiten sie bei Finance mit einem Buchhaltungsprogramm wie Exact, Afas, Snelstart oder MoneyBird? Oder buchen sie dort immer noch Journaleinträge in Excel? Buchhaltungssoftware erfordert viel Handarbeit und bietet in Echtzeit Einblicke in alles, was Sie finanziell wissen möchten. Genauso funktioniert es mit dem Qualitätsmanagement.
Wie funktionieren Benachrichtigungen in Ihrem ISO2HANDLE KMS
Nehmen wir als Beispiel unsere vielgelobte Kavi-Form. KAVI steht für Beschwerde, Abweichung, Verbesserungspunkt oder Vorfall. Dieses eine Formular eignet sich für die Verarbeitung all dieser Arten von Berichten. Das liegt daran, dass es an Bedingungen geknüpft ist.
Befristet bedeutet, dass sich das Formular beim Ausfüllen an die Funktion anpasst, die es hat. Wenn Sie oben auf dem Formular auswählen, dass es sich um eine Beschwerde handelt, enthält das Formular relevante Fragen zu dieser Beschwerde. Wenn Sie jedoch Vorfall auswählen, wird es zu einem Vorfallformular. Der Vorteil ist, dass Sie für 90% der Berichte, die in Ihrem Unternehmen auftreten, nur ein Formular benötigen. Sie können dieses Formular Ihren Kollegen ganz einfach über die ISO2HANDLE-App zur Verfügung stellen oder indem Sie es in Ihren Sharepoint (oder eine andere Software oder Apps, die Sie verwenden) einbetten.
Sie können die eingehenden Benachrichtigungen mit automatischen Folgemaßnahmen und Workflows versehen. Ein Beschwerdeformular wird vom System automatisch an einen Therapeuten weitergeleitet, bei dem es sich nicht um ein Vorfallformular handelt. Darüber hinaus können Sie für jeden Benachrichtigungstyp eine automatische erste Ursachenanalyse einrichten. Mit dieser RCA können Sie das Routing Ihrer Nachricht feinabstimmen. Physische Sicherheitsvorfälle landen also woanders als Sicherheitslücken. Und das alles ohne Ihr Eingreifen.
Anschließend können Sie Workflows, die mit Benachrichtigungen verknüpft sind, automatisch stimulieren und überwachen. Sie können stimulieren, indem Sie das System automatische Benachrichtigungen an Therapeuten senden lassen. Eine automatische Benachrichtigung, zum Beispiel, dass eine neue Benachrichtigung abgeholt werden muss. Und eine automatische Benachrichtigung, falls dies innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht geschehen ist. Sie müssen diese Automatisierung nur einmal einrichten. Danach müssen Sie sich nicht mehr selbst um Kollegen kümmern. Das ist manchmal auch nett, nicht wahr?
In deiner Meldungsübersicht siehst du genau, welche Berichte abgeholt und abgeschlossen wurden und welche zurückgelassen wurden. Du kannst jeden Bericht vergrößern, um zu sehen, worum es geht und wer der Therapeut ist. Wenn Sie es für notwendig halten, können Sie manuell eingreifen, wenn keine Bewegung stattfindet. Ab jetzt werdet ihr euch nur noch auf alles konzentrieren, was aus der Reihe zu geraten droht. Das erspart Ihnen eine Menge Arbeit und stellt sicher, dass Sie als QHSE/KAM-Manager wirklich etwas bewegen.
In Ihrem Qualitäts-Dashboard finden Sie die visuelle Darstellung aller Kennzahlen, die Ihnen wichtig sind. Einige davon sind Ihre KPIs, aber Sie können dort genauso einfach Ihre detaillierten Informationen zu Berichten und zur Effektivität von Folgemaßnahmen einsehen und analysieren. Das sind perfekte und vor allem Echtzeitinformationen für Sie und Ihr Managementteam.
Die ISO2HANDLE-Plattform ist vielseitig, flexibel und benutzerfreundlich. Sie können sie genau so einrichten, dass sie zu Ihrer Organisation und Ihren Erkenntnissen passt. Es erspart Ihnen viel manuelle Arbeit und erhöht die Qualität Ihrer Arbeit. Das System kostet einen Bruchteil eines Monatsgehalts, spart aber potenziell mehrere Monatsgehälter ein.
Wenn Sie anfangen, mit diesem System zu arbeiten, erhalten Sie die herzliche und persönliche Anleitung eines netten und engagierten Clubs von ISO2HANDLE-Leuten. Eigentlich ist die große Frage, warum Sie das nicht wollen würden.
Sollen wir uns kennenlernen? Wir zeigen Ihnen gerne, wie unsere Plattform funktioniert. Über die Schaltfläche unten können Sie ganz einfach eine kostenlose Online-Demo von 30 oder 40 Minuten vereinbaren.
