Was ist ein RI&E-Aktionsplan?
Ein guter Aktionsplan (PvA) ist für eine effektive Forschungs- und Entwicklungsarbeit unerlässlich. Ein PvA beschreibt genau, welche Maßnahmen ein Arbeitgeber ergreift, um den vorhandenen Risiken zu begegnen. Der PvA ist ein obligatorischer Bestandteil Ihrer RI&E. Ohne einen Aktionsplan ist Ihre RI&E nicht vollständig.
In diesem Blog möchten wir erklären, wie man einen guten Aktionsplan erstellt, welche Schritte zu befolgen sind und wie häufige Fehler vermieden werden können.
Was beinhaltet ein RI&E-Aktionsplan?
Mit einer RI&E identifizieren Sie die Risiken in Ihrem Unternehmen in Bezug auf die Gesundheit und Sicherheit Ihrer Mitarbeiter. Der Aktionsplan ist der Abschnitt, in dem beschrieben wird, welche Maßnahmen der Arbeitgeber ergreifen muss, um die Risiken zu kontrollieren. Einige Komponenten, die in Ihrem PvA enthalten sein sollten, sind:
- Welche Risiken bestehen?
- Welche Maßnahmen sollten ergriffen werden, um das Risiko dieses Risikos zu verringern?
- Was ist erforderlich, um die Maßnahme ordnungsgemäß umzusetzen?
- Wer ist für die Maßnahme verantwortlich und wer wird sie umsetzen?
- Wann wird die Maßnahme umgesetzt?
- Wie hoch sind die Kosten, wenn die Maßnahme umgesetzt wird?
Die niederländische Arbeitsaufsichtsbehörde wird Sie während eines Audits immer nach Ihrem Aktionsplan fragen. Es ist daher wichtig, dass Ihr Aktionsplan immer aktuell und vollständig ist.
Wie beginnt man mit der Erstellung eines Aktionsplans für RI&E?
Grundlage für den Aktionsplan sind die Notizen, die sich aus Ihrer RI&E ergeben, sodass Sie einen Plan für alle vorhandenen Risiken erstellen. Sie müssen also sorgfältig darüber nachdenken, was genau getan werden muss, um das Risiko zu reduzieren oder vollständig zu eliminieren. Wir geben Ihnen ein paar Beispiele:
- Ihre Fahrer legen häufiger kurze Pausen ein, um Müdigkeit vorzubeugen.
- Sie erwerben verschiedene Werkzeuge, die die Arbeit in einem Lager erleichtern.
Bei der Erstellung eines Aktionsplans ist es wichtig, vage Formulierungen oder Terminologie zu vermeiden. Beispiele für Formulierungen, die schärfer sein könnten: „Wir wollen die Temperatur in der Abteilung senken“ oder „Es wird eine Richtlinie in Bezug auf... entwickelt“. Sie möchten Ihre Maßnahmen und Handlungspunkte klar und konkret formulieren, sodass kein Spielraum für freie Interpretationen besteht.
Mitarbeiter in die Erstellung des Aktionsplans einbeziehen
Sie können einen erfolgreichen Aktionsplan nicht alleine erstellen. Sie möchten, dass er in Ihrem Unternehmen verankert ist. Daher erfordert er die aktive Beteiligung Ihrer Mitarbeiter auf allen Ebenen. Indem Sie die Mitarbeiter aktiv in die Ermittlung der vorhandenen Risiken und die Entwicklung von Lösungen einbeziehen, erhöhen Sie die Chance, praktische, aber auch durchführbare Maßnahmen zu ergreifen. Durch die gemeinsame Erstellung des Aktionsplans fördern Sie die Akzeptanz der vorgeschlagenen Maßnahmen und stellen sicher, dass in Ihrem Unternehmen eine Kultur geschaffen wird, in der sich die Mitarbeiter gemeinsam für Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz verantwortlich fühlen.
Ihr Aktionsplan muss ein lebendiges Dokument sein und bleiben. Setzen Sie Ihren Aktionsplan regelmäßig auf die Tagesordnung, um ihn mit den Verantwortlichen pro Abteilung besprechen zu können. Wenn das Dokument in der Organisation verankert ist, trägt es tatsächlich zu einer sichereren Arbeitsumgebung bei.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Maßnahmen konkret sind
Stellen Sie sicher, dass Ihre Maßnahmen klar und konkret formuliert sind, um Lärm in Ihrem Unternehmen zu vermeiden. Wir empfehlen Ihnen, bei der Vorbereitung Ihrer Maßnahmen die SMARTO Methode zu verwenden. Wofür steht SMARTO?
- Konkret: wer, was, womit, wann, wo, wie und wie oft?
- Messbar: beschriebenes Ergebnis, Messmethode und Leistungsindikator.
- Akzeptabel: sinnvoll, nützlich und für die verantwortliche Person erreichbar.
- Realistisch: Mit den verfügbaren Ressourcen erreichbar.
- Zeitbezogen: klare Endzeit.
- Outputorientiert: Das Ziel ist das gewünschte Ergebnis, kein Aufwand oder Input.
Durch die Formulierung Ihrer SMARTO Maßnahmen machen Sie allen klar, was von wem und wann getan werden muss.
Häufige Fehler bei der Erstellung eines Aktionsplans
Leider werden bei der Erstellung eines Aktionsplans häufig dieselben Fehler gemacht. Wir klären diese häufigen Fehler gerne für Sie auf, damit Sie sie bei der Erstellung Ihres Aktionsplans vermeiden können:
- Die Priorisierung wird oft vergessen: Nicht alle Risiken haben die gleiche Dringlichkeit. Sie müssen also klare Prioritäten setzen.
- Die Zuständigkeiten werden oft nicht identifiziert: Sie müssen für jede Maßnahme jemanden benennen, der für jede Maßnahme verantwortlich ist, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Maßnahmen umgesetzt werden.
- Fortschritte werden nicht bewertet: Durch die Überwachung und Bewertung der Fortschritte können Sie gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.
Der Aktionsplan ist ein lebendiges Dokument
Der Aktionsplan ist kein einmaliges Dokument. Dies ist ein großes Missverständnis, das oft gemacht wird. Wenn Sie den Aktionsplan auf diese Weise betrachten, wird er nach seiner Fertigstellung gespeichert, ohne dass er in Ihrer Organisation gespeichert wird.
Machen Sie Ihren Aktionsplan zu einem lebendigen Dokument; er muss kontinuierlich aktualisiert werden, um wirksam zu bleiben. Gibt es Änderungen in Ihrer Organisation? Eine neue Arbeitsweise, technologische Innovationen oder gibt es Veränderungen in Ihrer Belegschaft? Dies kann sich auf die Risiken auswirken und neue Risiken mit sich bringen. Aus diesem Grund sollten Sie Ihren Aktionsplan regelmäßig überprüfen und an die aktuelle Situation in Ihrem Unternehmen anpassen.
Indem Sie sich proaktiv mit Ihrem Aktionsplan befassen, stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument auf dem neuesten Stand bleibt. Evaluieren Sie also regelmäßig, dies kann vierteljährlich oder jährlich erfolgen. Während der Bewertungen können Sie die Wirkung Ihrer Maßnahmen richtig einschätzen und neue Risiken identifizieren. Bei einer Bewertung wird auch die Dringlichkeit der einzelnen Maßnahmen erörtert. Binden Sie Ihre Mitarbeiter in die Evaluationen ein. Sie können wertvolle Erkenntnisse liefern und Sie erhöhen so die Unterstützung für die Sicherheitspolitik in Ihrem Unternehmen.
Stellen Sie sicher, dass Sie eine klare Struktur für die Aktualisierung Ihres Aktionsplans haben. Sie bestimmen, wer wofür verantwortlich ist. Dies gilt für die Überwachung der Änderungen und die Dokumentation der Evaluationsergebnisse. Und wen übernimmst du für die Kommunikation? Die Ergebnisse müssen mit allen relevanten Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen geteilt werden. Indem Sie Ihren Aktionsplan zu einem lebendigen Dokument machen und ihn in Ihre täglichen Abläufe integrieren, wird Ihr PvA zu einem leistungsstarken Instrument zur Gewährleistung einer sicheren und gesunden Arbeitsumgebung.
Checkliste für den RI&E-Aktionsplan
Anhand der folgenden Checkliste können Sie überprüfen, ob Ihr vorbereiteter Aktionsplan nicht nur vollständig ist, sondern auch wirksam ist:
- Ist Ihr Aktionsplan ein echtes Arbeitsdokument?
- Basiert Ihr Aktionsplan ausreichend auf Ihrer Forschungs- und Entwicklungszusammenstellung?
- Entspricht Ihr Aktionsplan den Problemen und Wünschen der verschiedenen Abteilungen und/oder Funktionsgruppen?
- Haben Sie die Pläne konkret genug gemacht (SMARTO)?
- Ist der Aktionsplan für Ihre Mitarbeiter leicht zu lesen und zu erkennen?
- Können die Punkte tatsächlich zufriedenstellend ausgeführt werden?
- Wurden Vereinbarungen über den Fortschrittsbericht und die Umsetzung der Maßnahmen des Aktionsplans getroffen?
- Funktioniert dieses System zufriedenstellend?
Sorgen Sie für eine gute Nachverfolgung und Bewertung
Die Erstellung eines Aktionsplans ist nur ein erster Schritt; die festgelegten Maßnahmen tatsächlich anzuwenden und zu befolgen, ist entscheidend, um Verbesserungen zu erzielen. Sie müssen also klare Fristen festlegen. Es ist auch sehr wichtig, für jede Maßnahme eine Person zu benennen, die für jede Maßnahme verantwortlich ist, ebenso wie die Überwachung der Fortschritte in der Zwischenzeit. Sie können dafür ein gut organisiertes System verwenden, sodass der Status jeder Aktion sichtbar ist.
Planen Sie regelmäßige Evaluierungszeitpunkte ein, um die Wirksamkeit der Maßnahmen zu beurteilen und sie gegebenenfalls anzupassen. Ein strukturierter Ansatz stellt sicher, dass der Aktionsplan ein lebendiges Instrument bleibt und wirklich zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen beiträgt.
Integrieren Sie Ihren Aktionsplan in ein Sicherheitsmanagementsystem
Ihr Aktionsplan ist am wirkungsvollsten, wenn er sich nahtlos in das umfassendere Sicherheitsmanagementsystem Ihres Unternehmens einfügt und in dieses integriert ist. Ihr Aktionsplan sollte als wesentlicher Bestandteil der Gesamtpolitik betrachtet werden und ist daher kein eigenständiges Dokument. Die Verfahren in Ihrem PvA zielen stets darauf ab, die Sicherheit und Gesundheit an Ihrem Arbeitsplatz zu gewährleisten.
Sie müssen Ihren Aktionsplan also ordnungsgemäß mit Ihren anderen politischen Dokumenten und Managementsystemen koordinieren. Dazu gehören das Qualitätsmanagementsystem, die Umweltpolitik und Ihre Richtlinie über die Arbeitsbedingungen. Durch die Schaffung von Kohärenz zwischen den Systemen kann ein Synergieeffekt erzielt werden und Sie vermeiden Konflikte. Wenn Sie das PvA erfolgreich in Ihr Unternehmen integriert haben, können Sie auch effektiver auf externe Anforderungen und Erwartungen reagieren. Dazu gehören aktuelle Gesetze und Vorschriften, Zertifizierungsstandards und soziale Verantwortung.
Schließlich fördert eine gute Integration Ihrer PvA in ein umfassenderes Sicherheitsmanagementsystem eine bessere Sicherheits- und Verantwortungskultur in Ihrem Unternehmen. Sicherheit geht alle an und für die jeder verantwortlich ist. Sie fördern auch das Engagement und das Bewusstsein auf allen Ebenen Ihres Unternehmens. Indem Sie Ihren Aktionsplan zu einem Teil der Kernprozesse und Werte Ihres Unternehmens machen, wird Sicherheit zu einem integralen Bestandteil Ihrer Unternehmensidentität und Strategie.
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