Je kunt nu in de instellingen pagina RASCI activeren. Hiermee kun je per stap en of processflow aangeven, wie "Responsible", "Accountable", "Supporting", "Consulted" en "Informed" is. Zodra je dit activeert wordt je automatisch naar de stap statussen popup gebracht om dit te configureren. Er wordt dan een voorstel gedaan om je huidige statussen te updaten
Zodra je dit hebt gedaan krijg je een "standaard" RASCI setup. Maar deze kun je aanpassen als je wilt.
Standaard is het zo dat hierna alleen de "Responsible" nieuwe versies kan maken en verwijderen. Het updaten van stap versies kan gedaan worden door "Responsible", "Accountable" en "Supporting".
In iedere stap status kun je aangeven voor welke RASCI groepen het zichtbaar is.
Wanneer je de stap statussen veranderd, zie je direct het proces zoals dat gevolgd wordt. Dit zie je ook wanneer je een stap versie aanpast. Je ziet waar de versie zich nu in het proces bevindt en waar hij naar toe gaat. Je ziet wanneer er een goedkeuringsronde is, hoeveel goedkeuringen daar nodig zijn en wanneer er triggers afgaan. Dit zelfde overzicht zie je ook wanneer je de stap statussen aanpast zodat heel helder is hoe het proces loopt.
Je kunt nu met RASCI een goedkeuringsronde instellen. Hierbij kun je aangeven hoeveel goedkeuringen er nodig zijn om naar de volgende status te gaan. Zodra je in onderstaande situatie de versie publiek wilt maken, moet je eerst de goedkeuringsronde starten. De mensen in de juiste RASCI groepen (in te stellen in de instellingen) kunnen dan goedkeuren. Ze kunnen de versie ook afkeuren en daarbij een reden opgeven. Deze conclusie is terug te zien in de tijdlijn.
Zodra je je stap statussen daarna opslaat, wordt je automatisch naar de nieuwe RASCI pagina geleid. Op deze pagina kun je RASCI instellen voor al je stappen en processflows. Zo kun je per stap aangeven wie bijvoorbeeld "Responsible" is. Dit kunnen losse gebruikers zijn, maar dit kunnen ook groepen gebruikers zijn.
Je kunt dit ook in de stap of procesflow zelf instellen met de nieuwe RASCI knop:
Als gebruikers de stap niet kunnen aanpassen, maar wel kunnen bekijken, dan kunnen ze nu ook comments geven. Ze zien dan alleen hun eigen comments en replies daar op
Daarnaast zie je in de comments nu ook direct tot welke RASCI groep de gebruiker behoort als RASCI geactiveerd is.
Zodra RASCI geactiveerd is, krijgt de laatst gepubliceerde stap versie ook een jaarlijkse timer. Een jaar na publicatie krijgt de "Responsible" bericht dat de versie gecontroleerd moet worden. Hij kan deze dan goedkeuren voor het volgende jaar, of afwijzen waarna een nieuwe versie gecreëerd wordt. Hiervan wordt een tijdlijn item opgeslagen met de gegeven toelichting, zodat altijd te zien is welke keuzes wanneer gemaakt zijn.
Tot slot kun je ook de basis van RASCI aanpassen via de instellingen. Zo heb je daar de volgende instellingen die je aan kunt passen:
