Grip, overzicht en tijdwinst bij het managen van ISPS

Wat is ISPS

Beveiliging en veiligheid is ook voor schepen en havenvoorzieningen een belangrijk punt. Om de gewenste maatregelen voor het beveiligen van schepen en havenvoorzieningen te optimaliseren is de International Ship & Port Facility Security (ISPS) Code in het leven geroepen.

Dit internationale voorschrift verplicht de betrokken partijen tot nemen en naleven van maatregelen inzake de veiligheid. Het naleven van de ISPS Code en het toezicht hierop is een van de zaken waar North Sea Port op in zet. Daarnaast wordt een goede veiligheid gerealiseerd door een aantal andere zaken zoals een verplichte voertaal en vrijstellingen en aanvragen.

Duidelijke regels voor de beveiliging zijn zonder meer essentieel voor het havengebied van North Sea Port. De geldende regels zijn daarom vastgelegd in de International Ship & Port Facility Security (ISPS) Code. Dit geheel aan regels is opgesteld door de Internationale Maritieme Organisatie (IMO) en zijn tevens opgenomen in de Europese verordening 725/2004.

ISPS-code‍

De ISPS-code geldt voor een aantal specifieke zaken:

• Vrachtschepen die varen op internationale zeeroutes met een tonnage van 500 ton bruto of meer.
• Passagiersschepen op internationale zeeroutes met 12 passagiers of meer.
• Booreenheden (Mechanisch voortbewogen).
• Alle havenfaciliteiten waar bovengenoemde schepen aanmeren.

De wetgeving is in Nederland opgenomen in de Havenbeveiligingswet.
In België staat deze wetgeving vermeld in de Wet betreffende de maritieme beveiliging.

Vereisten voor ISPS

Door de grote verscheidenheid van de verschillende faciliteiten specificeert de code geen specifieke maatregelen die elke haven en elk schip verplicht moet nemen om de beveiliging tegen terrorisme van de faciliteit te garanderen. In de plaats daarvan schetst de code “een gestandaardiseerd, samenhangend kader voor het evalueren van bestaande risico’s dat overheden de mogelijkheid geeft om veranderingen in dreigingsniveau af te wegen en te compenseren met veranderingen in kwetsbaarheid van schepen en havenfaciliteiten.

• Voor schepen bevat het kader vereisten voor:
• Scheepsbeveiligingsplannen (Ship Security Plans)
• Beveiligingsverantwoordelijke aan boord (Ship Security Officer)
• Beveiligingsverantwoordelijke van het bedrijf (Company Security Officer)
• Bepaalde materialen aan boord omtrent beveiliging van het schip

• Voor havenfaciliteiten bevat het kader vereisten voor:
• Beveiligingsplannen van de havenfaciliteit (Port Facility Security Plans)
• Verantwoordelijke voor de beveiliging van de havenfaciliteit (Port Facility Security Officer)
• Bepaalde materialen ter beveiliging van de havenfaciliteit

• Daarenboven bevat het kader vereisten voor zowel schepen als havenfaciliteiten omtrent:
• Controleren van de toegang tot de faciliteit
• Controleren van de activiteiten van personen en lading aanwezig in de faciliteit
• Verzekeren van de beschikbaarheid van beveiligingscommunicatiemiddelen

Het managen en monitoren van ISPS

Managementsysteem

Waarom een digitaal managementsysteem voor ISPS?

Veel organisaties stapten al over van een “handboek in de kast” naar een omgeving zoals SharePoint of een Document Management Systeem om hun documentatie ook op afstand in te kunnen zien.

Maar dan blijven deze vragen en bronnen van stress hangen:

• Hoe krijgt het personeel eenvoudig inzicht in beveiligingsprocedures?
• Waarmee kan ik makkelijk poortcontroles registreren?
• Waarom kan ik niet eenvoudig mijn registraties doen?
• Hoe krijg ik overzicht in openstaande taken?
• Hoe borg en deel ik aangescherpte processen in de organisatie?
• Hoe krijg ik echt inzicht in welke processen verbetering nodig hebben?
• Hoe informeer en overtuig ik mijn collega’s van het nut van bepaalde processen?
• Hoe kan iedereen snel en eenvoudig zien wie waar verantwoordelijk voor is?

ISO2HANDLE

Waarom het managementsysteem van ISO2HANDLE?

Omdat ISO2HANDLE alles voor je bijhoudt, najaagt en in kaart brengt, waardoor jij grip en overzicht krijgt en de certificering continue op de achtergrond gemanaged wordt.

Ons platform helpt met alle werkzaamheden die horen bij het behalen en behouden van certificeringen, in alle fases van implementatie tot optimalisatie:

• Implementeren:
• Maak gebruik van onze AEO template en pas aan met de drag & drop editor
• Personaliseer de formulieren
• Pas workflow schema’s toe, zodat registraties automatisch worden doorgezet naar de juiste collega
• Adopteren:
• Handboek en formulieren zijn ook via mobiel toegankelijk
• Automatisch taakbeheer houdt alle openstaande acties bij in een overzichtelijk dashboard
• Monitoren:
• Dashboards in een handomdraai met trend & kostenanalyse
• Track je KPIs
• Optimaliseren & Audits:
• Toegang voor Certificerende Instanties; bepaal zelf de onderdelen en tijdslimiet
• Download en deel dashboards en rapportages

Adviesbureaus

Partner netwerk van organisatie adviesbureaus

ISO2HANDLE werkt voor samen met een groot aantal certificeringsadvies bureaus in Nederland, met elk hun eigen expertise en focus. Een adviesbureau helpt met de invulling op maat en geeft inhoudelijk advies over hoe de processen rondom de certificering naadloos aansluit met jullie organisatie en werkwijze. Ook kunnen zij helpen met het overstap van jullie huidige systeem naar ISO2HANDLE.