Wat is een RI&E Plan van Aanpak?
Een goed Plan van Aanpak (PvA) is essentieel voor een effectieve RI&E. In een PvA wordt precies beschreven welke maatregelen een werkgever neemt om de aanwezige risico’s aan te pakken. Het PvA is een verplicht onderdeel van je RI&E. Zonder een Plan van Aanpak is je RI&E niet compleet.
In dit blog leggen we je graag uit hoe je een goede Plan van Aanpak opstelt, welke stappen je moet volgen en hoe je veelgemaakte fouten kunt voorkomen.
Wat staat er in een RI&E plan van aanpak?
Met een RI&E breng je de risico’s binnen je bedrijf in kaart op het gebied van gezondheid en veiligheid van je werknemers. Het Plan van Aanpak is het onderdeel waarin wordt beschreven welke maatregelen de werkgever moet nemen om de risico’s te beheersen. Een paar onderdelen die terug moeten komen in je PvA zijn:
- Wat zijn de aanwezige risico’s?
- Welke maatregel(en) moet(en) genomen worden om de kans op dit risico te verkleinen?
- Wat is er nodig om de maatregel goed uit te kunnen voeren?
- Wie draagt de verantwoordelijkheid voor de maatregel en wie gaat het uitvoeren?
- Wanneer wordt de maatregel uitgevoerd?
- Wat zijn de kosten als de maatregel wordt uitgevoerd?
De Nederlandse Arbeidsinspectie zal bij een controle altijd vragen naar je Plan van Aanpak. Het is daarom belangrijk dat je Plan van Aanpak altijd up-to-date en volledig is.
Hoe begin je met het opstellen van een plan van aanpak voor de RI&E?
De basis voor het Plan van Aanpak zijn de aantekeningen die voortvloeien uit je RI&E. Je stelt dus voor alle aanwezige risico’s een plan op. Je moet er dus goed over nadenken wat er precies moet gebeuren om het risico te verkleinen of helemaal weg te nemen. We geven je een paar voorbeelden:
- Je chauffeurs nemen vaker een korte pauze om eventuele vermoeidheid te voorkomen.
- Je schaft diverse hulpmiddelen aan die het werken in een magazijn gemakkelijker maken.
Wanneer je een Plan van Aanpak gaat opstellen is het belangrijk om vage formuleringen of terminologie te voorkomen. Voorbeelden van formuleringen die scherper kunnen: ‘we streven ernaar om de temperatuur op de afdeling te verlagen’ of ‘er wordt een beleid ontwikkeld met betrekking tot…’. Je wilt je maatregelen en actiepunten helder en concreet verwoorden zodat er geen ruimte is voor een vrije interpretatie.
Betrek medewerkers bij het opstellen van het Plan van Aanpak
Een succesvol Plan van Aanpak maak je niet alleen. Je wilt dat het gaat leven binnen je organisatie dus het vraagt actieve betrokkenheid van je medewerkers, op alle niveaus. Doordat je medewerkers actief betrekt bij het vaststellen van de aanwezige risico’s en bij het ontwikkelen van oplossingen, vergroot je de kans op praktische, maar ook haalbare maatregelen. Door het Plan van Aanpak samen op te stellen bevorder je de acceptatie van de voorgestelde maatregelen en je zorgt ervoor dat er binnen je organisatie een cultuur ontstaat waarin men gezamenlijk de verantwoordelijkheid voelt voor de veiligheid en gezondheid op de werkvloer.
Je Plan van Aanpak moet een levend document zijn en blijven. Zet met enige regelmaat je Plan van Aanpak op de agenda om het te kunnen bespreken met de verantwoordelijken per afdeling. Wanneer het leeft binnen de organisatie zal het document daadwerkelijk bij gaan dragen aan een veiligere werkomgeving.
Zorg dat je maatregelen concreet zijn
Om ruis binnen je organisatie te voorkomen, zorg je ervoor dat je maatregelen helder en concreet zijn geformuleerd. We raden je aan om bij het opstellen van je maatregelen de SMARTO-methode te gebruiken. Waar staat SMARTO voor?
- Specifiek: wie, wat, waarmee, wanneer, waar, hoe en hoe vaak?
- Meetbaar: beschreven resultaat, meetmethode en prestatie-indicator.
- Acceptabel: zinvol, nuttig en realiseerbaar voor de verantwoordelijke.
- Realistisch: haalbaar met de beschikbare middelen.
- Tijdgebonden: duidelijke eindtijd.
- Outputgericht: het doel is het gewenste resultaat, geen inspanning of input.
Door je maatregelen SMARTO te formuleren maak je het voor iedereen inzichtelijk wat er moet gebeuren, door wie en wanneer.
Veelgemaakte fouten bij het opstellen van een Plan van Aanpak
Helaas worden bij het opstellen van een Plan van Aanpak vaak dezelfde fouten gemaakt. We maken deze veel voorkomende fouten graag voor je inzichtelijk zodat je ze kunt voorkomen bij het opstellen van jouw Plan van Aanpak:
- Vaak wordt het toekennen van prioriteiten vergeten: niet alle risico’s hebben dezelfde urgentie. Je moet dus duidelijk prioriteiten stellen.
- Verantwoordelijkheden worden vaak niet benoemd: je moet per maatregel een verantwoordelijke aanwijzen, dit vergroot de kans dat maatregelen worden uitgevoerd.
- De voortgang wordt niet geëvalueerd: door de voortgang te monitoren en te evalueren kun je eventueel bijsturen waar nodig.
Het Plan van Aanpak is een levend document
Het Plan van Aanpak is geen eenmalig document. Dit is een grote misvatting die vaak gemaakt wordt. Als je het Plan van Aanpak op die manier bekijkt zal het na afronding worden opgeborgen zonder dat het zal gaan leven in je organisatie.
Maak van je Plan van Aanpak een levend document, het zal continu moeten worden bijgewerkt om effectief te blijven. Zijn er veranderingen binnen je organisatie? Een nieuwe werkmethode, technologische innovaties of zijn er wijzigingen in je personeelsbestand? Dit kan invloed hebben op de risico’s en eventueel nieuwe risico’s met zich meebrengen. Je moet daarom dus met enige regelmaat je Plan van Aanpak evalueren en aanpassen naar de meest actuele situatie binnen je organisatie.
Door proactief met je Plan van Aanpak om te gaan zorg je ervoor dat je document actueel blijft. Evalueer dus met enige regelmaat, dit kan per kwartaal of jaarlijks. Tijdens de evaluaties kun je het effect van je maatregelen goed beoordelen en kun je eventueel nieuwe risico’s vaststellen. In een evaluatie zal ook de urgentie per maatregel worden besproken. Betrek je medewerkers bij de evaluaties. Zij kunnen waardevolle inzichten geven en je vergroot hiermee het draagvlak voor het veiligheidsbeleid binnen je organisatie.
Zorg dat je een duidelijke structuur hebt voor het bijwerken van je Plan van Aanpak. Je legt vast wie waar verantwoordelijk voor is. Dit geldt voor het monitoren van de veranderingen en voor het documenteren van de uitkomst van de evaluaties. En wie maak je verantwoordelijk voor communicatie? De uitkomsten zullen gedeeld moeten worden met alle relevante medewerkers binnen je organisatie. Door van je Plan van Aanpak een levend document te maken en het te integreren in je dagelijkse bedrijfsvoering, zal je PvA een krachtig hulpmiddel worden om een veilige en gezonde werkomgeving te kunnen garanderen.
Checklist RI&E Plan van Aanpak
Door de onderstaande checklist te gebruiken kun je controleren of je opgestelde Plan van Aanpak niet alleen compleet is, maar of deze ook effectief zal zijn:
- Is je Plan van Aanpak een echt werkdocument?
- Is je Plan van Aanpak voldoende gebaseerd op je RI&E?
- Correspondeert je Plan van Aanpak met de problemen en wensen van de verschillende afdelingen en/of functiegroepen?
- Heb je de plannen concreet genoeg gemaakt (SMARTO)?
- Is het Plan van Aanpak goed leesbaar en herkenbaar voor je werknemers?
- Kunnen de punten daadwerkelijk naar tevredenheid worden uitgevoerd?
- Zijn er afspraken gemaakt over de voortgangsrapportage en over de uitvoering van de maatregelen uit het Plan van Aanpak?
- Werkt dat systeem naar tevredenheid?
Zorg voor een goede opvolging en evaluatie
Het opstellen van een Plan van Aanpak is slechts een eerste stap; het daadwerkelijk toepassen en het opvolgen van de vastgestelde maatregelen is cruciaal om verbeteringen te realiseren. Je moet dus wel duidelijke deadlines stellen. Ook het vaststellen van een verantwoordelijke per maatregel is van groot belang, evenals het tussentijds monitoren van de voortgang. Je kunt hier een overzichtelijk systeem voor gebruiken zodat de status van elke actie zichtbaar is.
Plan geregeld evaluatiemomenten om de doeltreffendheid van de maatregelen te kunnen beoordelen en deze eventueel aan te passen. Een gestructureerde aanpak zorgt ervoor dat het Plan van Aanpak een levend instrument blijft en dat het echt bijdraagt aan het verbeteren van de arbeidsomstandigheden.
Integreer je Plan van Aanpak in een veiligheidsmanagementsysteem
Je Plan van Aanpak is het meest krachtig als het naadloos aansluit en geïntegreerd is in een breder veiligheidsmanagementsysteem van je organisatie. Je Plan van Aanpak moet beschouwd worden als een essentieel onderdeel van het algehele beleid, het is dus geen op zichzelf staand document. De procedures in je PvA zijn altijd gericht op het waarborgen van veiligheid en gezondheid op je werkvloer.
Je moet je Plan van Aanpak dus goed afstemmen met je andere beleidsdocumenten en managementsystemen. Denk hierbij aan het kwaliteitsmanagementsysteem, milieubeleid en je arbeidsomstandighedenbeleid. Door samenhang tussen de systemen te creëren, kan er een synergie-effect ontstaan en vermijd je eventuele conflicten. Wanneer je het PvA goed hebt weten te integreren binnen je organisatie zul je ook effectiever kunnen reageren op externe eisen en verwachtingen. Denk hierbij aan de actuele wet- en regelgeving, certificeringsnormen en maatschappelijke verantwoordelijkheden.
Tot slot bevordert een goede integratie van je PvA in een breder veiligheidsmanagementsysteem, een betere cultuur van veiligheid en verantwoordelijkheid binnen je organisatie. Veiligheid is iets wat iedereen aangaat en waar iedereen verantwoordelijk voor is. Je stimuleert ook de betrokkenheid en het bewustzijn op alle niveaus binnen je organisatie. Door je Plan van Aanpak onderdeel te maken in je kernprocessen en -waarden van je organisatie zal veiligheid een integraal onderdeel van je bedrijfsidentiteit en -strategie worden.
RI&E-beheer met ISO2HANDLE
Your life does get a lot easier when you use good RI&E software. It helps you organize RI&E questions into question domains. You easily link automatic workflows and tasks to questions that require action. You see immediately which tasks have not yet been taken up or completed and automatic notifications help you in the follow-up. Use your RI&E dashboard in combination with your other QHSE/KAM dashboards for a complete overview and optimal control. This functionality and much more can be found in the ISO2HANDLE platform.
If you are interested in seeing this in more detail - for example, via an online demo - please contact us.
Meer lezen over de RI&E in de praktijk? Bekijk dan eens ons recente artikel: RI&E voorbeeld: Zo stel je een effectieve RI&E op
