Skip links

Partnercases

Hoe KLEEMANS in 12 maanden 80 klanten converteerde naar ISO2HANDLE

Door: Gijs van Heijst, Head of sales

Het was augustus 2018.

Het was augustus 2018. Ik was net begonnen bij ISO2HANDLE met als doel een partnernetwerk op te zetten. Ik zocht naar consultancy bedrijven die normkennis hebben en andere organisaties helpen bij het implementeren van een norm en het behalen van het bijbehorende certificaat. Een nieuwe wereld voor mij met een achtergrond in de IT, HR en Recruitment business. Al snel kreeg ik contact met de organisatie KLEEMANS en op 8 september 2018 hadden we een eerste demo bij dit consultancy bedrijf. KLEEMANS is een middelgroot adviesbureau met een brede kennis als het gaat om het implementeren van normen rondom o.a.:

  • Kwaliteit (o.a. ISO-9001 / NEN-HKZ / EN-15224 / PREZO / GDP)
  • Voedselveiligheid (o.a. HACCP / BRC / IFS / FSCC-22000 / GMP+)
  • Informatiebeveiliging (o.a. ISO-27001 / AVG/GDPR / NEN-7510)
  • Arbo en veiligheid (o.a. ARBO-RI&E / VCA / ISO-45001)
  • Milieu (o.a. ISO-14001 / CO2 Prestatieladder / MVO-Wijzer)

KLEEMANS was op dat moment aan het kijken naar meerdere applicaties die hun zou kunnen helpen bij het verder digitaliseren van hun managementsystemen. De afgelopen jaren hadden ze al een mooie toepassing gemaakt op basis van een Microsoft SharePoint omgeving. Hierbij konden ruim 140 klanten op afstand inloggen en inzicht krijgen in het digitale handboek met betrekking tot de specifieke normen voor hun organisatie.

 

KLEEMANS wilde echter toewerken naar een Digitaal Managementsysteem, waarin men ook kan registreren, rapporteren, met functionaliteiten zoals het instellen van automatische workflows, herinnerings e-mails en dashboards. Kortom KLEEMANS wil klaar zijn voor de toekomst.

 

Om dit allemaal in Microsoft SharePoint te bouwen of van scratch af aan opnieuw te beginnen met andere technologie zou een kostbare zaak zijn. Daarnaast leerde een rondvraag bij bevriende ondernemers dat het zelden lukt een dergelijk systeem zelf te ontwikkelen en winstgevend neer te zetten, te onderhouden, nieuwe functionaliteiten toe te voegen, koppelingen met andere systemen te verzorgen en de beveiliging, back-ups etc. te organiseren. Redenen genoeg dus om op zoek te gaan naar een leverancier die een applicatie had die voldoet aan de volgende eisen:

  • Flexibele in te richten zonder tussenkomst van de leverancier.
  • Eenvoudig en snel in gebruik is.
  • Benaderbaar is via laptop / desktop en mobiel device.
  • Webbased is en platform onafhankelijk werkt.
  • Een gebruiksvriendelijke lay-out heeft.
  • Een norm-editor heeft waarmee men zelf nieuw normen en BRL’s kan toevoegen.
  • Reproduceerbaarheid van ontwikkelde formats / formuleren en (voorzet) teksten.
  • Waarbij / indien gewenst / normen onderling kunnen samenwerken.

Meerdere leveranciers (uit binnen en buitenland) passeerde de revue. Uiteindelijk viel de beslissing om in zee te gaan met ISO2HANDLE uit Deventer. Een klein bedrijf waar een aantal specialisten 4 jaar lang gewerkt hadden aan een applicatie die zich in de demo’s had bewezen maar in de praktijk maar over een handvol klanten beschikte.

KLEEMANS nam hiermee bewust een overwogen risico. State of the art technologie, flexibel, korte communicatielijnen, maar er moest ook nog veel gebeuren rondom de organisatie. Er was nog geen SLA, de overeenkomsten tussen de eindklant, de consultant en ISO2HANDLE moest waterdicht worden, er moest een servicedesk ingericht worden, verwerkers overeenkomsten en algemene voorwaarden moesten op elkaar aansluiten en natuurlijk waren er nog een aantal functionele wensen.

De start

Eind januari 2019 was het zover en konden we de contracten ondertekenen. Doel was om eind 2019 rond de 100 klanten te converteren vanuit Microsoft SharePoint naar ISO2HANDLE. Hiervoor moest een Microsoft SharePoint import module gemaakt worden die eenvoudig alle bestaande documenten kon omzetten naar ISO2HANDLE.

Daarnaast werd er een Word en PDF converter geïntegreerd, werd de norm editor uitgebreid met extra functionaliteiten en zetten we heel veel kleine puntjes op de i.

Om alles in goede banen te leiden hebben we een stuurgroep in het leven geroepen die elke maand bij elkaar kwam. In deze stuurgroep zaten de Twan de Kruijff, directeur KLEEMANS. Maaike Korthout, consultant. Marc Abbink, oprichter ISO2HANDLE en verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de applicatie en Gijs van Heijst, Partner Manager ISO2HANDLE.

Ter ondersteuning van het project management en de “to do” lijst is gebruik gemaakt van een SharePoint omgeving. Het project bestond (en bestaat) uit een aantal fases.

Fases

25%

De voorbereiding

  • Schrijven documentatie voor de eindklant (“Wat gaat er wanneer gebeuren en waarom?”)
  • Op orde brengen contracten en procedures
  • Ontwikkelen en testen import module voor SharePoint omgeving
  • Ontwikkelen van de Must have functionaliteiten die nog miste om minimaal dat te leveren wat de klant nu ook had.
50%

Communicatie met de klant

  • Klanten die gemigreerd zouden worden hebben een brief gekregen met waarom en wat ze konden verwachten.
  • Elke klant is gebeld en ook mondeling geïnformeerd
  • Elke klant heeft digitaal een informatiepakket ontvangen
75%

Importeren van klanten

Het importeren van de bestaande klanten die in aanmerking kwamen voor de 1e batches. Klanten zijn onderverdeeld in een aantal batches waarbij de eenvoudige, vaak kleinere, klanten eerst worden gemigreerd en later de grotere, complexere klanten. Alle klanten krijgen in deze fase dezelfde functionaliteit zoals ze die ook kende in de oude situatie toen ze nog met SharePoint werkte. Pas later in het project (Fase 4) krijgen de klanten ook de mogelijkheid om hun eigen dashboards in te richten, toegang tot formulieren, audits, planningen etc.

100%

Klanten toegang geven tot alle functionaliteiten

Dit gebeurt stapsgewijs gedurende het jaar 2020.

In 2019 hebben de consultants van KLEEMANS hard gewerkt aan de ontwikkeling van een specifieke registratiemodule voor hun klanten gebaseerd op het Bewust Beter Ondernemen model. Deze BBO-module wordt voor de klanten in de loop van het eerste kwartaal 2020 beschikbaar gesteld (fase 4). De module wordt in 2020 verder uitgebreid met de belangrijkste registraties die klanten nodig hebben voor het beheer van kwaliteitsmanagement processen.

Tevens worden voor de klanten van KLEEMANS dan ook de overige registratie functionaliteiten van ISO2HANDLE geactiveerd, zodat de klanten zelf formulieren kunnen ontwikkelen en dashboards kunnen creëren.

Het restant van 53 (complexere) klanten wordt gedurende de eerste helft van 2020 nog gemigreerd naar ISO2HANDLE.

Conclusie

Waar zijn we tegenaan gelopen

  • Ondanks het uitgebreid testen bleek dat niet alle klanten in de SharePoint omgeving dezelfde bestandsindeling hadden. Hierdoor duurde in sommige gevallen de conversie van de klanten langer dan verwacht en moesten er ad-hoc aanpassingen gedaan worden om de conversie door te laten gaan. Dit hadden we beter moeten testen maar was moeilijk te voorzien.
  • Het doel van 100 klanten is niet gehaald (het zijn er 80 geworden). Reden was o.a. bovenstaand punt maar ook de communicatie met de eindklant rondom de conversie koste meer tijd dan verwacht.
  • Soms kwamen er nog enkele bugs of missende features in de applicatie naar boven. Deze werden echter altijd zeer snel opgelost.
  • Het automatisch omzetten van Word bestanden naar nette web teksten bleek een uitdaging. Na een lange zoektocht testen en programmeren hebben we een service geïntegreerd in de Sharepoint importer waardoor Word en pdf bestanden nu moeiteloos (en foutloos) worden omgezet.

Wat hebben we geleerd

  • Ondanks het succes is het project groter dan verwacht en kost het behoorlijk wat aandacht om alles echt goed te doen.
  • Sommige klanten moeten aan het handje meegenomen worden om te vertellen waarom het ene systeem beter is dan het andere. Andere klanten zien het direct en lopen er mee “weg”.
  • De applicatie ISO2HANDLE is zeer flexibel in te richten en maakt de verwachtingen waar.
  • ISO2HANDLE is als organisatie erg flexibel maar we zijn ons ervan bewust dat door de snelle groei dit niet altijd zo zal blijven.
  • Service zit in het DNA van ISO2HANDLE.
  • De jarenlange consultancy ervaringen van KLEEMANS consultants gecombineerd met de ambitieuze en professionele ontwikkelaars van ISO2HANDLE heeft geresulteerd in een nog beter applicatie voor de eindgebruikers.
  • De mooiste resultaten worden bereikt met oog voor elkaar.

Wat is het eindresultaat

  • Een project waar in harmonie is samengewerkt. Waar vertrouwen was en iedereen zijn taak uitermate serieus nam.
  • Er is geen enkele escalatie nodig geweest omdat er iets echt mis dreigde te lopen.
  • Maar liefst 80 klantomgevingen zijn in 2019 gemigreerd met de look & feel zoals je van KLEEMANS gewend bent. Tot op heden hebben slechts 7 klanten aangegeven geen interesse te hebben in de migratie.
  • Er staat een portal waarmee KLEEMANS zelf klant omgevingen toe kan voegen kan verwijderen aan kan passen en uit kan breiden zonder tussenkomst van ISO2HANDLE.
  • Er staat een auteursomgeving waarin KLEEMANS haar eigen normen formulieren en workflows kan bouwen.
  • Er is een serviceorganisatie opgebouwd Pro-aQt BV die een verdere doorontwikkeling van de Pro-aQt applicatie voor KLEEMANS mogelijk maakt en de ondersteunende processen richting consultants en klanten van KLEEMANS waarborgt.

Ervaringen

Partner Case van Octant

IK WIL BOLLETJE(S) Tja, jullie hebben vast wel eens gehoord over de typische Rotterdammer. Recht...

Waarom Protify is overgestapt van Management Systeem

Hoe het begon In november 2019 sprak ik samen met Marc Abbink, oprichter van ISO2HANDLE,...

Gerelateerde blog artikelen

Zelf uitproberen zegt meer dan 1000 woorden

Probeer ISO2HANDLE voor 30 dagen geheel gratis. Na 30 dagen stopt de proefperiode automatisch. Ben je nog niet toe aan een proefaccount? Vraag dan een online rondleiding aan
200+ Bedrijven gingen u voor

Start proefperiode
254
+ gebruikmakende organisaties
26
+ Aangesloten adviesbureau's
2731
+ user accounts
45543
+ Nieuwe registraties

Vraag een call en live demo aan met een van onze collega's

ISO2HANDLE biedt:

  • Een solide en schaalbaar online managementsysteem
  • Inzicht waardoor je meer grip krijgt op processen, risico's en faalkosten.
  • Snelle en gemakkelijke implementatie door handboek & formulier import en meer dan 30 norm templates
  • Organisatiebrede adoptie door mobiele app met alleen relevante informatie en formulieren
  • Automatische taak delegatie door slimme workflows
  • Makkelijk inrichtbaar dashboard maakt monitoren inzichtelijk met automatisch grafieken van alle registraties
  • Stressloze optimalisaties en audits door externe audit account.

Meer dan 200 bedrijven gingen u voor:

Contact opnemen

    Naam (verplicht)

    E-mail (verplicht)

    Telefoonnummer

    Organisatie

    Ik will graag meer weten over:

    Bericht