Skip links

Management Systeem

Alles over digitale management systemen om certificeringen, normen, richtlijnen en GRC (Governance, Risk management, Compliance) vanuit een geïntegreerd systeem te managen. Ookwel KAM systeem genoemd.

Wat is een digitaal management systeem?

Digitale management systemen, ookwel kwaliteitsmanagementsysteem, QSHE of IMS systemen genoemd, zijn feitelijk online platforms die organisaties in staat stellen alles rondom certificeringen, normen, processen, richtlijnen, governance, risico en compliance te managen. Steeds meer organisaties en adviesbureaus stappen over naar digitale managementsystemen.

De meeste digitale managementsystemen bieden de volgende functionaliteiten

  • automatisch documentbeheer
  • workflow functionaliteit
  • mogelijkheid om formulieren via een app in te vullen
  • inzicht in de geregistreerde incidenten
  • analyse mogelijkheden
  • borging actiepunten
  • rapportage tooling

Vragen over Managementsysteem

Met een KAM-systeem, wordt er meestal een ‘managementsysteem’  of ‘beheersysteem’ bedoeld. En wanneer er over een KAM-systeem wordt gesproken in het kader van kwaliteit, dan wordt er doorgaans een kwaliteitsmanagementsysteem bedoeld.

Met HQSE systeem wordt specifiek verwezen naar Health, Quality, Safety, Envionment- oftwel een management systeem specifiek voor het beheersen van Gezondheid, Kwaliteit, Veiligheid en Milieu.

Het ISO2HANDLE platform combineert al deze verschillende systemen in een platform, en is daarmee oneindig schaalbaar.

Is de term papieren tijger iets van eind vorige eeuw, het huidige tijdperk kan worden getypeerd als het digitale tijdperk. En met digitaal werken wordt meer bedoeld dan werken met tekstverwerkers en spreadsheets. In de whitepaper van ISO2HANDLE is duidelijk omschreven hoe digitaal werken en een kwaliteitsmanagementsysteem hand in hand gaan. Werken met een gedigitaliseerd managementsysteem heeft daarmee de toekomst.

Wist je bijvoorbeeld dat moderne applicaties net een doos LEGO stenen is? Je kunt er je eigen ideeën (in ons geval Management Systemen) mee bouwen zonder dat er maatwerk bij komt kijken. Gewoon door de juiste componenten aan te klikken en te verslepen naar de juiste plek.

Lees meer

De voordelen die deze functionaliteiten bieden vergeleken met een papieren management systeem liggen voor de hand: tijdsbesparing, fout reductie, efficiëntie en overzicht. Toch blijkt dat 65% van ondervraagde HQSE managers nog geen online tooling of management systeem gebruikt.

Waarom is ISO2HANDLE het meest complete managementsysteem?

ISO2HANDLE onderscheidt zich van andere HQSE, kwaliteitsmanagement en Informatie Managementsystemen door zijn gebruiksgemak, schaalbaarheid en krachtige rapportage dashboards.

  • Handboeken digitaliseren: Met de Handboek Editor bouw je gemakkelijk je digitale managementsysteem. Importeer je eigen handboek en vul je deze aan met een van onze talrijke norm-templates (inclusief teksten, norm schema’s en formulieren). Pas het handboek eenvoudig aan zodat het naadloos aansluit bij jouw organisatie en processen. Lees meer
  • Formulierenuitgebreide mogelijkheid om de registratie formulieren aan te passen aan de context van jouw organisatie. Lees meer
  • Workflowsslimme workflows zorgen dat registraties direct bij de juiste mensen onder de aandacht komen. Lees meer
  • Incidentenbeheer geeft een helder overzicht van alle risico’s met de openstaande actie, de classificatie, status en verantwoordelijkheden. Lees meer 
  • Centraal Dashboard: met het flexibele dashboard heb je een inzichtelijk en een presenteerbaar overzicht van type risico’s en trend analyses. Zo krijg je zich op de ontwikkelingen en de omvang van de risico’s, om zo de organisatie continue te verbeteren en met scherpe aanbevelingen te komen naar stakeholders. Lees meer
  • Mobiele registraties: Het platform van ISO2HANDLE strekt zich uit tot alle delen van de organisatie; van de eerstelijns klantenservice tot de productie faciliteiten. Iedereen kan altijd en overal risico’s en incidenten registreren; medewerkers kunnen via hun mobiel het risico formulier invullen en voegen met gemak een foto of screenshot toe, ter verduidelijking. Lees meer
  • Functionaliteiten: Alle functionaliteiten van het managementsysteem van ISO2HANDLE op een rijtje. Lees meer
  • Prijsmodel: Lees meer voor een compleet overzicht van alle functionaliteiten en pricing van het ISO2HANDLE risicomanagementsysteem.
  • Organisatieadviseurs ervaren door ISO2HANDLE het voordeel om het systeem te kunnen vermarkten als hun eigen systeem; met eigen huisstijl, logo en helemaal ingericht naar eigen visie, gebaseerd op jarenlange ervaring en overtuiging. Hiermee geven wij onze partner adviesbureaus een ongeëvenaard krachtig tool en platform in handen, geschikt om te implementeren bij al hun klanten na een kort configuratie traject waar het systeem slechts op content en accenten hoeft te worden aangepast. Lees meer over wat ISO2HANDLE aan organisatie adviesbureaus kan bieden.

Functionaliteiten ISO2HANDLE

Handboek Editor

Met de Handboek Editor bouw je gemakkelijk je digitale managementsysteem. Importeer je je eigen handboek en vul je deze aan met een van onze talrijke norm-templates (inclusief teksten, norm schema’s en formulieren). Pas het handboek eenvoudig aan zodat het naadloos aansluit bij jouw organisatie en processen.

  • Bouw vanuit HLS of volg je eigen structuur
  • Kies uit onze standaard templates gekoppeld aan wet & regelgeving en normeringen
  • Upload Word /PDF / Visio bestanden
  • Print het handboek naar PDF
  • Documentbeheer
  • Versiebeheer
  • Importeer eenvoudig vanuit Sharepoint en Confluence bestanden
  • structuur en gebruikers
  • Overstap service voor gemakkelijke transitie van je huidige systeem naar ISO2HANDLE

Formulier Editor


Met onze Form Editor importeer en bouw je gemakkelijk alle nodige formulieren en workflows.

  • Flexibel in te richten met vrije velden en 20 verschillen veld typen.
  • Laat velden en formulieren onderling rekenen.
  • Stel kleuren in van velden bij het behalen van bepaalde waardes.
  • Stel condities en rechtenstructuur per formulier in.
  • Koppel elk formulier aan workflows & notificaties.
  • Maak van alle input data eenvoudig een grafiek en zet deze op een dashboard.
  • Stel autorisaties en gebruikersrechten in per formulier.
  • Gebruik de formulieren ook op mobiel en maak ze oproepbaar via een QR code.
  • Import registraties uit andere formulieren.
  • Kies je eigen formulier weergave (staand
  • Excel of SWOT).

Templates


ISO2HANDLE werkt samen met auteurs om de beste templates te bouwen voor iedere norm. Kies uit meer dan 30 templates, die naadloos met elkaar samenwerken om één integraal managementsysteem te vormen.

  • Voeg normstappen toe aan bestaande templates.
  • Zet bestaande processtappen uit voor bepaalde groepen (of helemaal)
  • Breid bestaande formulieren uit.
  • Voeg zelf formulieren toe.
  • Koppel formulieren aan elkaar.
  • Beginnen met een lege template of importeer delen van je handboek.

Workflows

Workflows gebruik je om processen te automatiseren en te monitoren. Hierdoor hou je overzicht, manage je risico’s en werk je effectiever, waardoor je betere beslissingen kunt nemen en meer tijd over houden voor belangrijke zaken. Met de Workflow functies worden formulieren en maatregelen aan verantwoordelijken toegewezen, volgens zelf bepaalde condities, triggers, autorisaties en timings.

  • Koppel workflows aan registraties en maatregelen en specificeer deadline en verantwoordelijkheidslijn
  • Overzicht van alle workflows en uitstaande taken via het Takenbeheer dashboard
  • Laat collega’s registraties aanvullen met additionele velden

Dashboards & Rapportage


Alle input data van registraties en maatregelen wordt met 1 druk op de knop vertaald naar een grafiek, in verschillende formats. Zo heb je een duidelijk dashboard die inzicht geeft om de organisatie bij te sturen en verder te optimaliseren.

  • Flexibel inrichtbare grafieken en tabellen.
  • Onbeperkt aantal dashboards & databases; combineer grafieken van verschillende datasets.
  • Opties: Barchart; Donut chart; Linechart; Polar chart en tabel weergave.
  • Alle data eenvoudig exporteerbaar naar Excel.
  • Toevoegen van een doellijn aan een grafiek.
  • Makkelijk te printen en te delen.

Maatregel & Taakbeheer

Uit registraties en workflows vloeien maatregelen, die toegevoegd, bijgehouden en gemonitord worden. Wij bieden zeer flexibele en volautomatische maatregelen module en overzichtelijk dashboard met takenbeheer. Hierdoor blijft er nooit iets liggen en gaan er automatisch notificaties uit als bijvoorbeeld iets dreigt te verlopen.

  • Voeg direct maatregelen toe aan alle registraties
  • die automatisch geactiveerd worden bij registraties
  • Alle maatregelen incl. status
  • verantwoordelijke en vervolgactie op Maatregelen & Taakbeheer dashboard
  • Snel en simpel voor iedereen te gebruiken
  • Data verzamelen
  • Automatische herinneringen
  • Automatische opvolging
  • Automatische escalatie als nodig

Autorisaties

De rechtenstructuur is per formulier, stap en dashboard aan te passen en bij een het tekenbeleid stuur je automatisch notificaties uit naar collega’s om de laatste versie van een bepaald document of procedure te ondertekenen.

Reminders & Notificaties


Bij iedere registratie en aangemaakte taak wordt een automatische notificatie verstuurd naar de eerst volgende ketenverantwoordelijke dit is in te stellen via de workflows. De workflows kunnen extra smart gemaakt worden door condities in te stellen; als dit, dan dat. Op die manier krijgen altijd de juiste collega’s bericht en zal het nooit gebeuren dat een openstaande taak of registratie tussen wal en schip verdwijnt.

  • Collega’s ontvangen notificaties zodra een formulier wordt verzonden
  • Laat collega’s registraties aanvullen met additionele velden
  • Stel condities in waarop een workflow af moet gaan of niet
  • Stel tijdsgebonden notificaties in
  • Zowel e-mail als push notificaties

Document & Versiebeheer


Iedere toevoeging of wijziging krijgt automatisch versiebeheer, waardoor je altijd een waterdichte historie hebt. Configureer zelf de lezer, auteur, redacteur en administrator rechten.

  • Alle bestanden centraal met versiebeheer
  • Koppel bestanden aan procedures en registraties
  • Automatische update nieuwe bestanden; overal in het platform
  • Definieerbare bestandseigenschappen
  • Uitgebreide zoeken; sorteer en filter opties

Accountbeheer

Met het overzichtelijke accountbeheer kan precies worden aangegeven per formulier en handboek hoofdstuk wat de gebruikersrechten bij welke onderdelen zijn; wie kan het lezen, wie kan het editen en wie kan het alleen invullen.

Functionaliteit

  • Voeg gebruikers toe in allerlei groepen
  • Bepaal zelf wie toegang heeft tot welke stap
  • formulier of bestand
  • Geef extern auditors toegang van datum X tot Y

Mogelijkheden

  • Geavanceerd rechtenbeheer op stap niveau
  • Geavanceerd rechtenbeheer op formulier niveau
  • Geavanceerd rechtenbeheer op bestandsniveau
  • Geef mensen toegang voor een bepaalde periode

Waarom belangrijk

  • Zodat relevante info makkelijker vindbaar is en niet relevante info afgeschermd wordt. 
  • Laat een extern auditor een deel van zijn audit op afstand doen. Dit scheelt tijd en geld
  • Zodat je externe mensen toegang kunt geven tot alleen datgene dat je wilt

Mobile Ready


ISO2HANDLE is zowel op PC als mobiel en tablet beschikbaar. Voor collega’s in het veld, die met mobiel en tablet werken, zijn procedures, formulieren en taken altijd toegankelijk! Met de QR code functionaliteit land je direct in het juiste formulier; je zou de code dus op diverse machines en andere belangrijke punten in een productieomgeving kunnen plakken.

  • Maak ter plekke foto’s van issues
  • Scan QR codes om direct het juiste formulier in te vullen of de juiste procedure te openen.
  • Super snelle laadtijd

White Label

Wij bieden ons platform in een white labelled omgeving aan zodat je je eigen huisstijl en naamgeving aan het Management Systeem kunt geven en kunt configureren naar eigen visie en methodiek.  Het hele platform is te branden in gewenste huisstijl; handboeken, dashboards, templates, visuals etc, incl emails en notififacties.

ISO2HANDLE geeft je de kans om je helder en herkenbaar te profileren als expert, facilitator en ontzorger rondom het hele proces van certificering en normering- van implementatie tot optimalisatie.

We laten je graag voorbeelden van onze partners zien; de layout en configuratie is totaal verschillend, alleen wij weten dat het ISO2HANDLE is.

Toegang voor auditors en adviesbureaus

Als adviesbureau heb je toegang tot het systeem en kun je daarom je klant optimaal ondersteunen en adviseren. Certificerende instanties en auditors kunnen ook tijdelijk toegang worden verleend, tot het hele systeem of beperkte delen ervan, tijdelijk of onbepaalde tijd.

  • Geavanceerd rechtenbeheer op stap niveau
  • Geavanceerd rechtenbeheer op formulier niveau
  • Geavanceerd rechtenbeheer op bestandsniveau
  • Geef extern auditors toegang van datum X tot Y
  • Laat een extern auditor een deel van zijn audit op afstand doen. Dit scheelt tijd en geld

Schaalbaar

ISO2HANDLE is door zijn modulaire opbouw super schaalbaar en feitelijk geschikt voor alle denkbare normen, certificeringen, richtlijnen, processen en procedures. Formulieren, registraties en handboeken kunnen makkelijk gekopieerd worden en alle onderdelen zijn verbonden met elkaar, zodat fouten en doublures voorkomen kunnen worden.

  • Je kunt zo veel templates en formulieren maken als je wilt. Al deze templates kunnen elkaars stappen en formulieren gebruiken.
  • Al deze stappen en formulieren kunnen conditionele logica bevatten waardoor ze zichtbaar worden als je een bepaalde template aan of uit hebt staan.
  • Hierdoor kun je onbeperkte normeringen bouwen en koppelen met interne BRLs of andere procedures en processen.

QR Code scanner

Met de QR code scanner kunnen medewerkers direct toegang krijgen tot een werkinstructie, proces of een registratie van een incident maken. Door de mobiele app kunnen ook foto’s van bijvoorbeeld incidenten of machines worden toegevoegd aan registraties. Scheelt een hoop typ en giswerk.

Overstap service

Er zijn verschillende mogelijkheden om data over te zetten naar ISO2HANDLE en deze mogelijkheden blijven we uitbreiden.
De vier tools die in de praktijk het meest gebruikt worden zijn:

Excel to ISO2HANDLE: Al uw Excel sheets kunnen in een handomdraai geïmporteerd worden in ISO2HANDLE. U kunt er zelfs direct formulieren van maken die rapportages en notificaties genereren.

ISO2HANDLE to Excel: Alle formulieren die u gebruikt of zelf toevoegt kunt u omzetten naar Excel. Deze zijn vervolgens door u te vullen en weer te uploaden als registraties.

Sharepoint to ISO2HANDLE: ISO2HANDLE heeft een volledig automatische Sharepoint importer. Deze importer importeert alle bestanden, alle eigenschappen, mappenstructuren, gebruikers, groepen en rechten in één keer naar ISO2HANDLE.

Handboek to ISO2HANDLE: ISO2HANDLE kan uw volledige handboek in één keer automatisch omzetten naar goede web content en importeren in ISO2HANDLE. U hoeft alleen uw handboek te uploaden.

Inricht & Implementatie service

Hoewel ISO2HANDLE erg gebruiksvriendelijk en flexibel is, raden wij toch aan om samen te werken met een organisatie adviesbureau gespecialiseerd in certificeringen en normeringen. Onze partner adviesbureau’s zorgen ervoor dat jullie huidige organisatie processen optimaal aansluiten met jullie normen en dat die naadloos vertaald worden naar ISO2HANDLE.

Plan Online Rondleiding

De 4 stappen naar certificering

Fase 1

Implementeren

Fase 2

Adopteren

Fase 3

Monitoren

Fase 4

Optimaliseren

ISO2HANDLE heeft templates van de volgende normen

Staat jouw norm, BRL of certificaat er niet bij? geen probleem, ook dat kunnen we regelen!

  • Alles
  • ARBO
  • Bouw
  • Energie
  • Featured
  • Food
  • Informatiebeveiliging
  • Kwaliteit
  • Milieu
  • Personeel
  • Transport
  • Zorg

Veiligheidsladder

ARBO Veilig werken door het goed managen van de Veiligheidsladder De Veiligheidsladder stimuleert het veiligheidsbewustzijn en bewust veilig handelen. Het doel is het terugdringen van

VCU

Personeel Grip, overzicht en tijdwinst bij het managen van VCU VCU staat voor Veiligheid en Gezondheid (VG) Checklist Uitzendkrachten. Met een VCU-certificaat laat je zien

VCA**

Kwaliteit Veilig en gezond werken door het goed managen van VCA** Het VCA**-certificaat (Veiligheid Checklist Aannemers) is een certificaat dat laat zien dat je als opdrachtnemer

VCA*

Kwaliteit Veilig en gezond werken door het goed managen van VCA* Het VCA*-certificaat (Veiligheid Checklist Aannemers) is een certificaat dat laat zien dat je als opdrachtnemer

VCA Petrochemie

Kwaliteit Veilig en gezond werken door het goed managen van VCA Petrochemie Het VCA Petrochemie certificaat (Veiligheid Checklist Aannemers) is een certificaat dat laat zien

TAPA

Transport Grip, overzicht en tijdwinst bij het managen van TAPA De vereniging Transported Asset Protection Association (TAPA) is een uniek forum dat wereldwijd producenten, logistiek

SCIOS

Bouw Grip, overzicht en tijdswinst bij het managen van SCIOS De stichting SCIOS is eigenaar van, beheert en ontwikkelt het kwaliteitssysteem ten behoeve van installatie-eigenaren

NEN 7510

Zorg Grip, overzicht en tijdswinst bij het managen van NEN 7510 De norm NEN 7510 is een door het Nederlands Normalisatie-instituut ontwikkelde norm voor Informatiebeveiliging

ISPS

Transport Grip, overzicht en tijdwinst bij het managen van ISPS De Internationale Code voor de Beveiliging van Schepen en Havenfaciliteiten (International Ship and Port facility

ISO 9001

Kwaliteit Grip, overzicht en tijdswinst op ISO 9001 ISO 9001 is een internationaal erkende norm voor een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) en helpt je organisatie om bedrijfsprocessen te

ISO 50001

Energie Grip, overzicht en efficiëntie bij het managen van ISO 50001 ISO 50001 is het instrument om bedrijven te ondersteunen bij hun energiebeheer en bij

ISO 45001

ARBO Grip en overzicht op een veilige werkomgeving met ISO 45001 Organisaties die werken volgens ISO 45001 laten zien dat zij systematisch werken aan de

ISO 28000

Transport Grip, overzicht en tijdwinst bij het managen van ISO 28000 Aangezien wereldwijde handel groeit, loop je ook meer kans dat criminele elementen je distributieketen

ISO 27002

Informatiebeveiliging Grip, overzicht en kostenbesparing met ISO 27002 De ISO 27002 (ook wel genoemd de NEN-ISO/IEC 27002) is een Code voor Informatiebeveiliging. Deze geeft richtlijnen

ISO 27001

Informatiebeveiliging Grip, overzicht en kostenbesparing met ISO 27001 ISO 27001 is een wereldwijd erkende norm op het gebied van informatiebeveiliging. Met ISO 27001 certificering laat

ISO 22000

Food Grip, overzicht en tijdswinst bij het managen van ISO 22000 ISO 22000 is een risicoanalyse die geldig is voor elke vorm van productie /

ISO 14001

Milieu Grip, overzicht en tijdswinst bij het managen van ISO 14001 ISO 14001 is opgesteld voor elke organisatie die op zoek is naar een manier

IFS

Food Grip, overzicht en tijdswinst bij het managen van IFS Sinds 2003 is er een tegenhanger van de tot dan toe gangbare BRC-standaard. Destijds werd

HKZ

Zorg Grip, overzicht en tijdswinst bij het managen van HKZ HKZ (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector) staat voor duurzame kwaliteitsverbetering in de zorg: onafhankelijk en

GMP+

Food Grip, overzicht en tijdswinst bij het managen van GMP+ Het GMP+ certificaat is van groot belang voor alle partijen die werken met diervoeder. Wat

GDPR

Informatiebeveiliging Managementsysteem voor grip en inzicht in GDPR De Algemene Verordening Gegevensbescherming, beter bekend als de AVG of GDPR, is sinds mei 2018 van kracht

GDP

Zorg Grip, overzicht en tijdswinst bij het managen van GDP. Met een ‘Good Distribution Practice’ certificaat wordt aangetoond dat de farmaceutica goede distributiepraktijken en kwaliteit

EN 15224

Zorg Grip, overzicht en tijdswinst bij het managen van NEN-EN 15224 NEN-EN 15224 is ontstaan vanuit een Europese behoefte om ISO 9001:2015 te vertalen naar

CO2 Prestatieladder

Milieu Grip, overzicht en tijdswinst bij het managen van de CO2 Prestatieladder De CO2-Prestatieladder is hét duurzaamheidsinstrument van Nederland dat bedrijven en overheden helpt bij

BRL 9500

Energie Grip, overzicht en tijdswinst op BRL 9500 De BRL9500 biedt bedrijven en organisaties de mogelijkheid zich te laten certificeren voor de werkzaamheden die leiden

BRL 5019

Bouw Grip, overzicht en tijdwinst bij het managen van de BRL 5019 Volgens de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen, die ingaat per 1 januari 2022,

BRC Food

Food Grip, overzicht en tijdswinst bij het managen van BRC Het oorspronkelijke doel van de BRC Food norm, is dat een leverancier van levensmiddelen met één

AVG

Informatiebeveiliging AVG - voldoe jij aan de wet? De Algemene Verordening Gegevensbescherming, beter bekend als de AVG of GDPR, is sinds mei 2018 van kracht

AEO

Transport Grip, overzicht en tijdswinst bij het managen van AEO Een AEO certificaat biedt bedrijven voordelen in het internationale handelsverkeer en hiervoor  moet een bedrijf

Gerelateerde blog artikelen

Bestanden

Bestanden

Werken met bestand Hier vind je artikelen over het maken van bestanden, formulieren en bestanden bibliotheek beheren. Lees de artikelen door en krijg begeleiding

Deze organisaties werken al met ISO2HANDLE

Ervaringen

Partner Case Octant

Partner case Octant adviesbureau: "IK WIL BOLLETJE(S)!" Tja, jullie hebben vast wel eens gehoord over de typische Rotterdammer. Recht door zee, hardwerkend, goudeerlijk en

Zelf uitproberen zegt meer dan 1000 woorden

Probeer ISO2HANDLE voor 30 dagen geheel gratis. Na 30 dagen stopt de proefperiode automatisch. Ben je nog niet toe aan een proefaccount? Vraag dan een online rondleiding aan
250+ Bedrijven gingen u voor

Start proefperiode
254
+ gebruikmakende organisaties
26
+ Aangesloten adviesbureau's
2731
+ user accounts
45543
+ Nieuwe registraties

Dank voor je interesse in een online demo!

Contact opnemen

    ik wil graag meer weten over

    Aanmelden basis cursus