Elke interne en externe belanghebbende heeft een eigen kijk op jouw organisatie. Het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) is echter meestal vanuit één perspectief opgebouwd. Hierdoor kan het zijn dat veel belanghebbenden niet geïnteresseerd zijn of geen belang hebben bij het gebruik van het systeem. Dit is een gemiste kans. Iedereen moet op het juiste moment de juiste informatie krijgen. Dit is een belangrijk uitgangspunt bij het ontwikkelen van kwaliteitsmanagementsoftware.
Er zit een groot verschil in of een externe auditor naar jouw documenten kijkt of een medewerker van de productielijn. Iedereen heeft hierin zijn eigen kijk. Met een kwaliteitsmanagementsysteem is het mogelijk om aan te geven wat iemand moet kunnen zien om zijn of haar werk te kunnen doen.
Een externe auditors zoeken bijvoorbeeld naar bewijs om risico’s in bedrijfsprocessen te beheersen, ze bekijken met name of de mate van zekerheid voldoende is. Een ervaren operator heeft zijn werkinstructies wellicht niet nodig, maar dient wel digitale formulieren te gebruiken waarmee men meldingen doet van geconstateerde afwijkingen. Tot slot heeft een kwaliteitsmanager overzicht nodig, waarmee inzicht verkregen kan worden over de status van documenten. Denk hierbij aan de voortgang van eventuele aanpassingen, review van documenten, autorisatie etc. De juiste informatie op de juiste plaats op het juiste moment is een goede basis voor een transparante en hoogwaardige bedrijfsvoering. Maak jouw kwaliteitsmanagementsysteem de moeite waard!
Heb je vragen over kwaliteitsmanagementsystemen of de implementatie daarvan? Dan nodigen we je uit om contact met ons op te nemen.