Grip, overzicht en tijdswinst bij het managen van HKZ

Wat is HKZ
Het toetsen van een kwaliteitssysteem van een instelling door een externe certificerende instelling, op basis van de vooraf vastgestelde HKZ-normen, noemen we een HKZ-certificatie. Deze certificerende instelling is geaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie (RvA) en is gebonden aan strikte regels.
Deze toetsing dient zo objectief mogelijk te zijn en dient daarom door een onafhankelijk persoon te worden uitgevoerd. Een certificeerder (of auditeur) mag bijvoorbeeld geen adviserende rol spelen in de organisatie of instelling die de certificering heeft aangevraagd. In de praktijk zal de audit ook niet door één persoon worden uitgevoerd, maar zijn er twee personen bij betrokken:

• De lead-auditor: hij of zij heeft de leiding over het hele audit-proces;
• Materiedeskundige: hij of zij is degene met de meeste inhoudelijk vakkennis.

Op deze manier vindt er een correcte audit plaats waarbij rekening wordt gehouden met de situatie binnen de organisatie. De duur van de audit is afhankelijk van een aantal factoren waaronder de omvang en de complexiteit van de organisatie. In sommige gevallen kan een audit daarom enkele dagen in beslag nemen.

Bij een succesvolle audit, dat betekent dat de organisatie voldoet aan de gestelde eisen, wordt er door de certificerende instelling een HKZ-certificaat uitgereikt. Dit certificaat heeft een beperkte geldigheid van drie jaar, bovendien is een tussentijdse toetsing een verplicht onderdeel. Is de periode van drie jaar verlopen, dan kan er een her-certificering worden aangevraagd.