Wat is kwaliteitsmanagement
Kwaliteitsmanagement gaat verder dan alleen kwaliteitscontrole en kwaliteitsborging. Het omvat alle aspecten die voor jou van invloed zijn op de kwaliteit van de organisatie, producten, processen of diensten die je levert. Denk bijvoorbeeld aan het waarborgen van de juiste werkomgeving voor jouw medewerkers, verbeteren van de kwaliteit van je organisatie, het bevorderen van een cultuur van continue verbetering, het verkrijgen van kwaliteitscertificaten zoals een ISO 9001-certificaat of het voldoen aan wet- en regelgeving. Kwaliteitsmanagement is dus niet alleen een zaak van de kwaliteitsafdeling, maar van de gehele organisatie.
Waarom is kwaliteitsmanagement zo belangrijk voor je?
Een goed kwaliteitsmanagementsysteem is de basis voor het leveren van consistente, betrouwbare en hoogwaardige producten en diensten en maakt inzichtelijk waar je problemen zitten als er sprake is van een lage efficiency binnen je organisatie. Het geeft je een kader voor het meten en verbeteren van prestaties en het helpt je bij het identificeren van gebieden voor verbetering. Ook zorgt het ervoor dat je klanttevredenheid wordt gewaarborgd en dat je organisatie efficiënter en effectiever kan werken. Kortom, door te investeren in kwaliteitsmanagement, zorg je voor duurzaam succes op de lange termijn.
Bekende voordelen van kwaliteitsmanagement zijn onder andere:
- Klachten over kwaliteit terugbrengen
- Efficiency verhogen
- Procesmatig werken
- Continue verbeteringen
- Behalen van kwaliteitscertificaten
- Besluitvorming op basis van feiten
Hoe begin je met kwaliteitsmanagement binnen je organisatie?
Stap 1: Voer een nulmeting uit
Het is belangrijk om te weten waar je begint, dit begint bij het uitvoeren van een nulmeting, ook wel bekend als een baseline-meting. Hierbij verzamel en analyseer je bedrijfsdata en voer je interviews en observaties uit om inzicht te krijgen in de huidige stand van zaken.
Denk bij bedrijfsdata bijvoorbeeld aan: kwaliteitsrapportages, klanttevredenheidsmetingen, audits, procesbeschrijvingen of beleidsdocumenten.
Het is als het leggen van een fundament voordat je een huis gaat bouwen. Jouw baseline-meting zorgt ervoor dat je organisatie gestructureerd en gericht te werk gaat en voorkomt dat je tijd en middelen verspilt.
Stap 2: Stel concrete kwaliteitsdoelen vast
Waar begin je? Het opstellen van kwaliteitsdoelen kan een uitdagende taak zijn, maar het kan ook enorm helpen bij het verbeteren van de prestaties van je organisatie.
Het belangrijkste bij het opstellen van kwaliteitsdoelen is om ervoor te zorgen dat ze specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden zijn. Je wilt ervoor zorgen dat jouw doelen duidelijk en concreet zijn, zodat je kunt meten of je ze bereikt hebt en ze relevant zijn voor het verbeteren van de prestaties van je organisatie.
Een goed startpunt bij het opstellen van kwaliteitsdoelen is het bepalen van de belangrijkste processen of gebieden waarop je je wilt richten. Dit kan variëren van productieprocessen tot klantenservice of veiligheidsprocedures.
Stap 3: Maak gebruik van bewezen methodes en hulpmiddelen
Het is belangrijk om te weten welke bewezen methodes & middelen er beschikbaar zijn en hoe je ze effectief kan toepassen om de kwaliteit in de organisatie te verbeteren.
PDCA (plan-do-check-act) Lean, Six Sigma en de 5S-Methode zijn allemaal methodes om je processen te verbeteren en de kwaliteit te verhogen in de organisatie.
“Nauwkeurig plannen met PDCA, efficiënt werken met Lean, doelgericht verbeteren met Six Sigma en gestructureerd organiseren met de 5S-methode – elk instrument heeft zijn eigen kracht, maar samen vormen ze een krachtige toolbox voor continue verbetering.”
Daarnaast kan je gebruik maken van gestandaardiseerde procedures, checklists en kwaliteitshandboeken. Dit kan bijvoorbeeld bijdragen aan een betere samenwerking tussen teams. Door het opstellen van duidelijke processen en procedures, worden de verwachtingen van werknemers beter gedefinieerd, waardoor de kans op fouten en miscommunicatie kleiner wordt. Dit kan leiden tot hogere klanttevredenheid, verbeterde productiviteit en efficiëntie en minder afwijkingen tijdens interne en externe audits.
Stap 4: Verhoog de bereidheid in de organisatie
Voor het implementeren van een management systeem in de organisatie is een cruciaal onderdeel het verkrijgen van bereidheid binnen de organisatie. Het gaat erom dat je jouw collega’s overtuigt om mee te gaan in de veranderingen die het systeem met zich meebrengt. Het is namelijk niet genoeg om simpelweg te zeggen dat er veranderingen moeten worden doorgevoerd.
Je kan bijvoorbeeld mensen inspireren en motiveren om actief deel te nemen aan het proces. Door er samen aan te werken zullen je collega’s zich meer betrokken voelen. Dit vergroot niet alleen hun begrip, maar geeft hen ook extra motivatie om het systeem te laten slagen.
Ook wil je dat je medewerkers beschikken over de juiste vaardigheden, dit kan je bijvoorbeeld bereiken door regelmatig trainingen en workshops te organiseren om je collega’s te trainen in kwaliteitscontrole en procesverbeteringen.
Stap 5: Blijf continu verbeteren
Met kwaliteitscontrole meet en beoordeel je de prestaties van jouw producten of diensten tegen de gestelde kwaliteitsnormen. Zo kun je eventuele afwijkingen opsporen en corrigerende maatregelen nemen om te voorkomen dat ze zich in de toekomst voordoen. Kwaliteitscontrole omvat verschillende technieken en methoden, zoals inspecties, audits en testen, die helpen bij het identificeren van problemen en het nemen van actie om deze op te lossen.
Hoe bereik je succes met een robuust kwaliteitsmanagementsysteem?
Kwaliteitsmanagement is meer dan alleen zorgen dat alles op rolletjes loopt. Het gaat er ook om continu te blijven zoeken naar manieren om het beter, sneller en efficiënter te doen en is essentieel voor het leveren van kwaliteit en het minimaliseren van risico’s. Waarom zou je handmatig registraties bijhouden als dit automatisch gedaan kan worden? Of waarom zou je al je taken, registraties en maatregelen op verschillende plekken willen managen als je het in je CAPA dashboard kan doen? Waarom zou je informatie moeten inwinnen bij verschillende afdelingen, bedrijfsonderdelen of vestigingen, als je medewerkers juist behoefte hebben aan een overzicht van data in één systeem? Zo blijf je niet alleen voldoen aan de normen, maar zorg je ook dat jouw kwaliteitsmanagement up-to-date is en past bij de behoeften van jouw organisatie waardoor je succesvol kan zijn.
