Marco van Burken
Marco is één van de oprichters van ISO2HANDLE.
Zijn jarenlange ervaring als management consultant heeft bijgedragen aan het platform dat ontwikkeld is om aan te sluiten bij de dagelijkse praktijk.
Als consultant, actief in de wereld van (Iso) certificering liep ik jarenlang tegen dezelfde problematiek aan. Bedrijven implementeerde een kwaliteitsmanagementsysteem en certificeerde volgens ISO 9001, investeerde veel tijd en geld om deze certificering te behalen en creëerde onbedoeld een papieren tijger met dikke handboeken die niet of nauwelijks gebruikt werden.
Resultaat was dat procedures niet waren geborgd, niet (altijd) werden opgevolgd er onnodige registraties werden gedaan en niemand na een jaar meer exact wist wat de afspraken waren, Dit had vaak als uiteindelijk resultaat dat bij de hercertificering er met veel mankracht gewerkt moest worden om alles recht te trekken waarna het proces vaak weer van voor af aan begon. Ik was van mening dat dit anders moest kunnen. Efficiënter, goedkoper en meer aansluiting op de behoefte.
Een systeem dat beter te hanteren is. Easier to handle. Het idee van een flexibel digitaal Management Systeem met de benaming ISO2HANDLE was geboren. Om dit idee uit te werken stelde ik mijzelf de volgende vragen:
- Hoe krijg ik meer inzicht en helderheid?
- Hoe kan ik het systeem zo inrichten dat het effectief is en tijdbesparend?
- Hoe zorg ik ervoor dat het managementsysteem het maximale vertrouwen geniet van de organisatie?
- Hoe krijg ik de PDCA (Plan, Do, Check en (Re-) Act.) cirkel optimaal aan het draaien?
Kon de beantwoording van deze vragen worden gevonden in het volledig automatiseren / digitaliseren van managementsystemen? In al die jaren die ik als consultant en KAM manager heb gewerkt heb ik veel tools en oplossingen de revu zien passeren die een poging deden om een antwoord te geven op de automatisering van managementsystemen. Vaak losten deze tools en/of oplossingen maar een deel van het probleem op. Richten zich op een deelfacet van een managementsysteem. Zoals alleen registraties op het gebied van klachten of interne audits. Of op documentatie in de vorm van procesbeschrijvingen die met praktische features makkelijk up to date te houden zijn.
Maar beantwoordde al deze tools en/of oplossingen de vier door mij gestelde vragen? Was er een tool waar de door mij gestelde vragen goed onderdak konden vinden? En als ik deze oplossing niet kon vinden in de markt was het dan mogelijk deze oplossing zelf te gaan bedenken?
De doorgevoerde verandering in de systematiek van de ISO normen in 2015 naar gaf een startschot van de geboorte van ISO2HANDLE. Minder nadruk op documentatie en inrichting volgens een vaste (HLS) structuur speelden hier handig op in. Hierbij hanteerden we dezelfde uitgangspunten als mijn vraagstelling:
Creëer een systeem dat:
- Helderheid en inzicht geeft
- Effectief en tijdbesparend is
- Maximaal vertrouwen geeft aan de organisatie
- De PDCA cirkel optimaliseert.
Met een enthousiast team zijn we gestart met het werken aan een platform waarin de vragen zijn uitgewerkt en de klant plezier heeft te werken met een digitaal systeem.
Hoe hebben we deze vraag voor onszelf beantwoord en dit gerealiseerd?
1: HELDERHEID EN INZICHT
Door een platform te ontwikkelen waarin zowel registratie als documentatie beschikbaar is. Deze wordt getoond via een heldere herkenbare structuur die flexibel is in te richten. Dit maakt het plezierig te werken met het systeem. U hoeft niet eindeloos lang meer te zoeken naar documenten en/of formulieren. Een systeem dat altijd en overal benaderbaar is via de cloud.
2: EFFECTIEF EN TIJDBESPAREND
Het digitaal beschikbaar maken van het managementsysteem via ISO2HANDLE betekent dat taken en analyses met één druk op de knop door het systeem worden uitgevoerd, zonder dat u hier zelf nog aan bij hoeft te dragen. Dat dit effectief werkt behoeft geen uitleg, elk formulier om in te registreren is vooraf gedefinieerd en registraties worden automatisch bijgewerkt. Indien de opzet van een formulier niet toereikend is of extra velden behoeft dan is dit eenvoudig mogelijk. Daarnaast heeft direct iedere medewerker inzage in de beschreven processen en kan dit toepassen in zijn of haar projecten of werkzaamheden. Geen handboeken meer die niet meer beschikbaar zijn of niet up to date. Dat werkt dan ook tot het verminderen van ruis, doordat iedereen op dezelfde manier te werk gaat.
3: MAXIMALE VERTROUWEN VAN DE ORGANISATIE
Wanneer registraties door verschillende medewerkers worden uitgevoerd, kan deze uitvoering per keer van elkaar verschillen. Maar een systeem dusdanig inrichten dat de uitkomst altijd hetzelfde is, dat leidt tot vertrouwen op de uitkomst. Klachten op een eenduidige manier registreren is hier een goed voorbeeld van. Werken met ISO2HANDLE zorgt altijd voor een voorspelbare uitkomst en real time inzicht.
4. OPTIMAAL DRAAIEN VAN DE PDCA CIRKEL
Het opzetten en inrichten van een digitaal managementsysteem is een investering die zich op de lange termijn zeer zeker terugbetaald. Door rapportages, inzicht en opvolging kunnen fouten worden vermindert en wordt het resultaat en de weg naar kwaliteitsverbetering een constante. Eén van de middelen die hierbij helpen zijn automatische notificaties. Maar dat niet alleen. Door een helder over- en inzicht over openstaande en afgeronde maatregelen wordt het managementsysteem leven in geblazen. De mate waarin kwaliteitsverbetering wordt gerealiseerd vindt zijn weerspiegeling in het opvolgen en evalueren van uitgezette maatregelen. Of dit nu op het gebied is van klachtopvolging of verzachting van de bedrijfsrisico’s, deze maatregelen liggen aan de basis van de verbetering.
De uitkomst van al deze maatregelen maakt aantoonbaar dat de PDCA cirkel goed draait, iets wat met veel andere tools en oplossingen vaak moeilijk is aan te tonen.
Maak kennis met ISO2HANDLE via het aanvragen van een demo of neem contact op met ons netwerk van consultants. Zij vertellen u graag hoe ISO2HANDLE een antwoord kan zijn voor het digitaliseren van uw managementsystemen via ons platform.
[addtoany]
